اصول مدیریت زمان دغدغه بسیاری از افراد است. در این مقاله می خواهیم مطالب فوق العاده ای از دن لاک در مورد اصول مدیریت زمان به سبک میلیونرها یاد بگیریم.
آیا تا به حال به این مسئله فکر کرده اید که اصول مدیریت زمان و برنامه ریزی برای رسیدن به همه کارها چگونه است؟ آیا همیشه برای انجام کارهای روزمره خود احساس کمبود وقت می کنید؟ اگر بله، شما تنها نیستید. بیشتر مردم دائماً برای به موقع انجام دادن کارشان با چنین مشکلی دست و پنجه نرم می کنند.
همه ما در یک شبانه روز به یک اندازه زمان داریم. همه ما می خواهیم و تلاش می کنیم وقت کافی برای کار، خانواده و خودمان داشته باشیم. با این حال، به نظر می رسد افراد موفق تمام وقت دنیا را برای هر چیزی و هر آنچه می خواهند دارند.
به نظر می رسد که آنها همیشه در زمان کمتری به موفقیت بیشتری می رسند،اینطور نیست؟ به نوعی آنها قادرند بیشترین استفاده را از هر روز داشته باشند. تقریباً به نظر می رسد که آنها رازی برای افزایش بهره وری خود پیدا کرده اند.
نکته جالب این است که آنها این کار را می کنند بدون اینکه برده ی کار خود شوند. به نوعی آنها قادرند بیشترین فشار را از هر روز داشته باشند. آن ها این کار را می کنند بدون اینکه برده ی کار خود شوند. می دانیم که به نظر می رسد گفتن این کار آسان تر از انجام آن است اما هر کسی می تواند یاد بگیرد که زمانش را بهتر مدیریت کند. بله، تسلط بر اصول مدیریت زمان و اینکه اجازه ندهید زمان و کار ارباب شما شوند، مقداری تلاش میخواهد؛ ولی به هیچ عنوان غیرممکن نیست.
پیشنهاد می کنیم این مقاله را هم از دن لاک بخوانید:
طرز فکر مدیریت زمان بهتر
انسان در واقع موجودی مطیع رفتار هاست. جایگاه فعلی شما نتیجه ی تصمیمات و رفتارهاییست که در گذشته داشتید.
به همین ترتیب تصمیماتی که می گیرید و عادت هایی که دارید، آینده ی شما را تحت تاثیر قرار می دهند؛ پس اگر به فکر تغییر آینده تان هستید باید عادت ها و رفتارتان را تغییر دهید و اگر می خواهید که عادت هایتان را با اثر مرکب تغییر دهید، به یک بنیان ذهنی قدرتمند نیاز دارید. در واقع هر تصمیم و رفتاری که شما دارید ریشه در ذهنیت شما دارد. به همین ترتیب، برای اینکه افسار مدیریت زمان را در دست بگیرید باید ابتدا ذهنیت بهتری داشته باشید.
زمان یک سرمایه گذاری است
نگرش شما از زمان است که تفاوت حیاتی را در نحوه ی عملکرد شما ایجاد می کند. منظورمان چیست؟ ما فکر می کنیم که تفاوت بزرگی بین وقت گذراندن و سرمایه گذاری در آن وجود دارد.
کلمه ی “هزینه کردن” به این معنی است که شما دارید از یک چیزی استفاده می کنید. وقتی زمان می گذرانید، واقعاً به دنبال پس گرفتن چیزی نیستید. از طرف دیگر، هنگامی که در چیزی سرمایه گذاری می کنید، منابع را با انتظار به دست آوردن سرمایه گذاری خوب صرف می کنید.
سرمایه گذاری در “زمانِ خود” به معنای این است که شما به فعالیت هایی مشغول می شوید که برای محاسبه شما پاداش های معناداری در نظر گرفته شده است.
بنابراین اگر می خواهید زمان را بهتر مدیریت کنید، پیشنهاد می کنیم زمان را به عنوان یک سرمایه گذاری در نظر بگیرید. در نتیجه، هر تصمیمی که می گیرید سرمایه گذاری وقت شما خواهد بود.
اکنون ، همه ما می دانیم که زمان یک منبع محدود است و اگر بدانید که کجا وقت خود را سرمایه گذاری کنید، پس احتمالاً تصمیمات بهتری خواهید گرفت، اینطور نیست؟
همانطور که می دانید میلیونرها زمان خود را به عنوان باارزش ترین سرمایه خودشان می دانند. اگر می خواهید از موفقیت آنها الگوبرداری کنید، مجبور هستید که از طرز فکر آنها نیز الگو برداری کنید. در واقع باید یاد بگیرید که برای زمان خودتان ارزش قائل باشید.
زمان از پول باارزش تر است. می توانید پول بیشتری بدست آورید، اما نمی توانید زمان بیشتری بگیرید. جیم ران
بنابراین شما نمی توانید به راحتی زمان خود را به دیگران اختصاص دهید. اختصاص زمان باعث نمی شود خواسته ها و نیازهای خود را در اولویت قرار دهید! درست مثل این است که به جای سرمایه گذاری در حساب بانکی خود، در حساب بانکی دیگران سرمایه گذاری کنید!
مدیریت زمان، همان مدیریت فردی است. اگر به زمان به عنوان یک سرمایه گذاری نگاه کنید، متوجه خواهید شد که تمام استفاده ها از زمان برابر نیست. این میزان تلاش شما است که جایی که شما زمان خود را سرمایه گذاری می کنید کیفیت و میزان نتیجه را مشخص می کند.
بنابراین، برای مدیریت بهتر سرمایه گذاری خود، باید یاد بگیرید که بهتر خود را مدیریت کنید. اگر نتوانید خودتان را مدیریت کنید نمی توانید زمان را به خوبی مدیریت کنید. به همین دلیل است که ما معتقدیم مدیریت زمان همان مدیریتِ خود است.. این ها همه در مورد مدیریت احساسات و اولویت های شماست. یعنی اینکه در هر لحظه باید چه کاری انجام شود. شما باید ذهن خود را توسعه دهید تا فقط وظایفی را انجام دهید که به شما در رسیدن به اهداف خود کمک کند.
برای بهتر شدن در مدیریت خود، “انضباط شخصی” لازم است. از آنجایی که نمی توانید چندین کار را همزمان انجام دهید، باید یاد بگیرید تا به شیوه ای درست کارهای روزمره را در اولویت قرار دهید. به همین جهت، ضروری است که تمام کارهای غیر ضروری تان را از لیست خود خط بزنید؛ در اینصورت شما فقط چند کار کلیدی و مهم برای انجام دادن در طی روز خواهید داشت.
با گفتن این اصل شما نباید برده ی لیست کارهای تان باشید. خود مدیریتی همچنین به معنای کنترل اطلاعات مهمی است که به دست ما می رسند. ما روزانه مشکلات و فرصت های جدیدی داریم، پس به جای اینکه فکر کنیم چه کاری را انجام دهیم باید فکر کنیم که چرا باید کاری را انجام دهیم؟
مشغول بودن کافی نیست، مورچه ها هم کار می کنند. سوال این است که ما به چه کاری مشغول هستیم؟ هنری دیوید ثورو
به یاد داشته باشید قبل از آنکه کاری را انجام دهید باید اهمیت آن را مورد ارزیابی قرار دهید. ممکن است پی ببرید که بسیاری از کارها تعهدات یا حواس پرتی های غیرضروری هستند. بنابراین اگر کاری ارزش انجام دادن دارد، باید آن را توسعه دهید و تجزیه و تحلیل کنید تا در صورت لزوم آن را انجام ندهید.
پیشنهاد می کنیم این مقاله را هم از دن لاک بخوانید:
هر ساعت تان چقدر می ارزد؟
هر چقدر از زمان بهتر استفاده کنید، پول بیشتری می توانید بسازید و در بلندمدت موفق تر می شوید. آیا شما می دانید زمان تان چقدر می ارزد؟
همان طور که در ادامه هم خواهیم گفت هر چقدر که خودتان برای زمان تان ارزش قائل باشید دیگران هم همانقدر برای زمان شما ارزش قائل هستند. ولی آیا ارزش مادی زمان خودتان را می دانید چقدر است؟ تابحال حساب کرده اید که هر ساعت تان چند دلار می ارزد؟
در ویدیوی زیر که بخشی از وبینار «مدیریت کارها و دریافت نتایج حداکثر» است، دن لاک به شما یاد می دهد که چطور محاسبه کنید که هر ساعت تان چقدر می ارزد، این ویدیو را حتما ببینید و البته قبل از شروع یک کاغذ و خودکار داشته باشید:
دانلود ویدیوی بالا
پنج اصل عالی برای مدیریت زمان
این درست است که یکی از دلایل اصلی موفقیت افراد، بهره وری بالای آنها است. این گام های مدیریت زمان به شما کمک خواهند کرد که نهایت استفاده را از روز خود ببرید و در عین حال زمان خود را مدیریت کنید.
یک: روز خود را برنامه ریزی کنید
یکی از مهمترین اصول مدیریت زمان، برنامه ریزی است. این اصل ممکن است بسیار واضح به نظر برسد اما در واقع برنامه ریزی موثر چیزی فراتر از ایجاد یک برنامه است. این مسئله همچنین به توانایی پایبند بودن شما به برنامه تان و البته انعطاف پذیری شما برای تنظیم مجدد وظایف نیاز دارد.
پس در وهله اول باید یک چک لیست کارهای روزانه داشته باشید. این به معنای پر شدن تقویم روزانه شماست؛ ولی در واقع ما از شما می خواهیم که تقویم تان را تمیز نگه دارید!
یعنی به جای اینکه صدها کار پیچیده را در آن بنویسید، آن ها را به مهم ترین کارها خلاصه نویسی کنید و بقیه را از لیست خط بزنید. پر کردن تقویمتان با کارهای کوچک و کم اهمیت، کارآمد نیست. اینکار فقط بیخودی زمان را از شما می دزدد.
خب پس باید چه کار کنیم؟ باید ابتدا میزان اهمیت هرکار را ارزیابی کنیم، یعنی بسنجیم که آیا کار جدید ارزش جایگزینی کار برنامه ریزی شده ی شما را دارد یا نه. اگر می دانید که هدف شما چیست، حذف کردن علف های هرز راحت ترین کار دنیاست.
تمرکز بر روی اهداف اصلی شما، مدیریت بهتر زمان و بهره وری شما را تضمین می کند و مانع از انجام بیش از حد کار یا کارهای زیاد می شود. همچنین به شما اطمینان می دهد که در کارهایی که با اهداف شما همخوانی ندارند، وقت صرف نمی کنید.
دو: زمان سرمایه گذاری شده در هر کار را پیگیری کنید
به یاد داشته باشید، برنامه ریزی موثر به خط زدن وظایف غیرضروری هم مربوط است. فرض کنیم شما تصمیم دارید یک جلسه داشته باشید. در این صورت، باید فقط افراد مورد نیاز را به جلسه دعوت کنید. یک هدف تعیین کنید و یک تایمر داشته باشید تا ببینید جلسه چه مدت طول می کشد. می بینید، این کار همچنین در مورد اتلاف وقت دیگران نیست. می توانید به جای جلسات سنتی نشستن، نشست به صورت ایستاده را انتخاب کنید.
در سال 2014 ، تحقیقات در دانشگاه واشنگتن در سنت لوئیس نشان داد که جلسات استندآپ نتایج بهتری نسبت به جلسات نشستن دارد. در واقع ریچارد برانسون، مدیرعامل ویرجین، جلسات متحرک را ترجیح می دهد زیرا احساس می کند این کار باعث می شود او بسیار کارآمد باشد.
هر کاری که انتخاب می کنید انجام دهید، ایده ی اصلی این است که آن را با بازدهی بیشتری که مناسب شماست انجام دهید. وقتی کاری را برای یک محدوده زمانی خاص برنامه ریزی کرده اید، پس سعی کنید در همان محدودیت زمانی باقی بمانید. ما می دانیم که این یک چالش است اما آنجاست که تغییر ذهنیت شما درباره زمان به عنوان یک سرمایه گذاری کمک خواهد کرد.
یعنی اگر مدت یک جلسه ای را 30 دقیقه برنامه ریزی کرده اید اجازه ندهید که زمانش بیشتر از آن شود چون در غیر اینصورت کار بعدی تان به تاخیر می افتد و در نتیجه نمی توانید آن روز را به طور موثر به پایان برسانید.
سه: نه گفتن را یاد بگیرید!
یکی دیگر از شاید عجیب ترین اصول مدیریت زمان، یاد گرفتن نه گفتن است! این مهم است که به دیگران بفهمانید می خواهید آنها به زمان شما احترام بگذارند. وقتی دیگران به زمان شما احترام نمی گذارند، شما وقت خود را برای کار کردن روی اهداف خود از دست می دهید.
تحقیقات نشان می دهد که افراد به طور متوسط هر 8 دقیقه دچار حواس پرتی می شوند. در یک مطالعه در دانشگاه ایورین کالیفرنیا محققان گروهی از کارگران را زیر نظر گرفتند و دریافتند که حدود 23 دقیقه زمان میبرد که پس از یک حواس پرتی دوباره شروع به کار کنند.
ناگفته نماند که هرچه موفقیت شما بیشتر شود، احتمال وقفه در شما بیشتر می شود. در واقع شما ممکن است به عنوان مدیر یا صاحب مشاغل، افرادی با تجربه داشته باشید که همیشه وقت شما را می خواهند.
ممکن است شما این موضوع را بارها تجربه کرده باشید که در حال انجام یک کار بسیار جدی هستید و ناگهان یک ایمیل یا تماس تلفنی دریافت می کنید، چه کار می کنید؟ شما بلافاصله کاری را که انجام می دهید متوقف می کنید، اینطور نیست؟
ولی اگر بخواهید زمان را به روشی بهینه مدیریت کنید، باید درک کنید که این غیرقابل قبول است. همه ما برای قطع ارتباط به زمان نیاز داریم. ما نمی توانیم بدون از بین بردن توانایی خود، همیشه در دسترس باشیم. از این رو تعیین مرزها مهم است.
ما به شما پیشنهاد می کنیم که به اغلب کارها و درخواست های دیگران “نه” بگویید. این ساده ترین راه برای شروع تحقق اهداف است. اگر هر درخواستی که به سرتان می آید را بپذیرید، اولویت های دیگران را به خواسته ی خود ترجیح می دهید. تا زمانی که از اهمیت فوق العاده ای برخوردار نباشد، تمام اتفاقی که خواهد افتاد این است که از کار مورد نظر خود منحرف می شوید. این نکته را هم در نظر داشته باشید:
دیگران بیشتر از شما نمی توانند برای زمان شما ارزش قائل باشند، شما چقدر برای زمان خود ارزش قائل هستید؟
چهار: خودتان را با استراحت های کوتاه شارژ کنید
وقفه های برنامه ریزی شده برای حفظ بهره وری و توانایی مدیریت زمان در طول روز مهم هستند. هر کس برای شارژ مجدد ذهن خود و یافتن حس آرامش و سکوت در روز خود به زمان نیاز دارد. فقط یک استراحت کوچک ذهن شما را پاک می کند و وقتی به کار خود برگشتید به شما کمک می کند تمرکز کنید.
بله، تمرکز روی وظایف شما مهم است اما افراد موفق می دانند چه زمانی باید به خودشان استراحت دهند. این می تواند یک وقفه ی 15 دقیقه ای در هر ساعت یا یک وقفه ی 2 ساعته در هنگام ناهار باشد.
نکته این است که شما می دانید چه وقت، زمان فرار از اینجا است، زمانی که احساس استرس می کنید یا به اندازه موثر و کارآمد کار نمی کنید. بنابراین به خودتان زمان دهید تا از حالت فشرده خارج شوید.
این وقفه ها برای دستیابی به حداکثر بهره وری و ایجاد تمرکز در کار شما بسیار مهم است. شما باید به فعالیتی بپردازید که باعث آرامش شما شود. این می تواند یک خواب کوچک یا گوش دادن به موسیقی باشد. هر کاری را که انتخاب کنید انجام دهید، هدف اصلی گذراندن وقت به تنهایی در آرامش است.
پنج: یک محیط برای اوج بهره وری ایجاد کنید
شما محصولی از محیط خود هستید. در واقع ما معتقدیم که محیط شما از اراده ی شما قدرتمندتر است. محیط شما میز کار شما، لباس های شما و افرادی است که خود را با آنها احاطه می کنید. می بینید که ما به عنوان انسان نمی توانیم تحت تأثیر محیط اطرافمان قرار نگیریم. بنابراین در نظر بگیرید که وقت خود را با چه کسانی سپری می کنید. آیا آنها وقت شما را تلف می کنند؟ آیا آنها باعث تاخیر در دستیابی به اهداف شما یا انجام وظایف شما می شوند؟ می بینید که افراد مناسب می توانند شما را قادر به بهره وری بیشتر کنند.
پیشنهاد می کنیم این مقاله را هم از دن لاک در همین مورد بخوانید:
عادت های بهره وری روزانه ی دن لاک
دن لاک یک سازمان جهانی را اداره می کند و با این وجود می تواند برای خودش وقت پیدا کند و اصول مدیریت زمان را رعایت کند. برنامه ی دن لاک را ببینید:
✔ عادت عاطفی و معنوی: 30 دقیقه در روز (تجسم، نگرش قدرشناسی، ورزش تنفس عمیق)
✔ کنترل مالی: 30 دقیقه در روز بررسی امور مالی، سرمایه گذاری ها، حسابداری
✔ کنترل کسب و کار: 60 دقیقه در روز با تبلیغات (یوتیوب، اینستاگرام، گروه های تبلیغاتی، مصاحبه ها)
✔ کنترل رشد: 60 دقیقه در روز برای یادگیری (مطالعه، گوش دادن به پادکست یا برنامه صوتی)
✔ کنترل جسمانی: 60 دقیقه ورزش (3 بار در هفته)
✔ هدف نهایی: بررسی ایمیل ها و شبکه های مجازی را به 60 دقیقه در روز کاهش دادن (در حال حاضر 80 تا 90 دقیقه در روز است)
این عادات بهره وری، شما را قادر می سازد کنترل همه اتفاقات پیرامون خود را در دست بگیرید. پس از ایجاد این عادت های قدرتمند، هرگز احساس نخواهید کرد که زمان کافی برای انجام وظایف ندارید. در واقع، متوجه می شوید که زمان بیشتری برای سپری کردن با خانواده و دوستانتان دارید.
در این مقاله با اصول مدیریت زمان آشنا شده اید و الان می توانید از این اصول استفاده کنید و همچنین ارزش هر ساعت خود را هم مطمئنا محاسبه کرده اید. برای درک بیشتر و بهره وری بالاتر پیشنهاد می کنیم در وبینار زیر از دن لاک هم شرکت کنید:
منبع: سایت دن لاک
بسیار عالی