انجام کار بیشتر در زمان کمتر یکی از بزرگتزین دغدغه های ما و خصوصاً کارآفرینان و مدیران است. هر روز کلی کار داریم ولی هر کاری می کنیم هر چقدر هم برنامه ریزی می کنیم ولی باز هم در انتهای روز می بینیم که نمی توانیم همه ی آنها را انجام دهیم. ولی این مشکل لاینحلی نیست، بلکه با انجام 3 نکته ی کلیدی ای که برای انجام کار بیشتر در زمان کمتر در این صفحه دن لاک به شما یاد می دهد، می توانید بهره وری خود را بالاتر ببرید و در طول روز به طور مؤثرتری عمل کنید.
بهره وری چیست؟
مخاطبان من همیشه به من می گویند که «دَن، تو چطور آنقدر متمرکز هستی؟ چطور می توانی آنقدر متمرکز و ثابت قدم باشی؟ چطور این حالت را حفظ می کنی و ادامه می دهی؟ راهکار انجام کار بیشتر در زمان کمتر چیست؟»
اول از همه بیاییم بهره وری را تعریف کنیم. به نظر شما منظور از بهره وری چیست؟ آیا منظور از بهره وری انجام دادن کارهای سخت است؟ آیا به این معنی است که چگونه سریع کار کنیم؟ نظر شما چیست؟ پایین این صفحه برای ما بنویسید.
من معتقدم که تعریف بهره وری بسیار ساده است. فقط 5 کلمه است:
بیشترین نتایج در کمترین زمان
3 نکته کلیدی برای انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر
خب، امروز می خواهم 3 تا کلید برای متمرکز ماندن به شما بدهم تا بتوانید هم بهره وری خود را افزایش دهید و هم به هدفی که در این مطلب می خواهیم یعنی انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر، برسیم:
1- بسیار بی رحم باشید
معمولاً افراد وقتی حواس شان پرت است و گویند: «نمی توانم متمرکز بمانم»، در واقع منظورشان این است که دارند کارهای زیادی را انجام می دهند و مطمئن نیستند که آیا انجام این کارها واقعاً آنها را به نتیجه می رساند یا خیر؟ آیا تفاوتی ایجاد می کنند یا خیر؟
پس نکته ی کلیدی شماره ی 1 برای بهره وری بی نهایت این است که وقتی که صحبت از نتیجه می شود، باید کاملاً بی رحم باشید.
✔ دارید تلاش می کنید چه کاری را انجام دهید؟
✔ تلاش می کنید چه چیزی را بسازید؟
✔ چه نتیجه ای می خواهید بدست بیاورید؟
به جای اینکه فقط سرتان را شلوغ کنید؛ چون معتقدم که پرمشغله بودن یک نوع تنبلی است. فقط به این خاطر که سرتان شلوغ است، به این معنی نیست که بهره ور و کارا هستید. فقط به این خاطر که تقویم تان را پر از کارهایی که باید انجام دهید، کرده اید، به این معنی نیست که دارید نتیجه ای خلق می کنید، خب؟
دست و پا زدن توی آب، شنا کردن نیست.
پس باید این کار را انجام دهید. کاملاً بی رحم باشید. فقط نپرسید «خب، باید چیکار کنم؟»، بلکه بپرسید:
✔ چطور می توانم این کار را بهتر انجام دهم؟
✔ اصلاً چرا دارم این کار را انجام می دهم؟
✔ اصلاً این کار مهم است؟
✔ می توانم این کار را حذف کنم؟
✔ اگر این کار را انجام ندهم، تأثیری در روند کارم دارد؟
✔ آیا مردم متوجه می شوند؟
✔ این کار چه تأثیری روی زندگی من و سود کسب و کارم دارد؟
وقتی که در خصوص نتیجه کاملاً شفاف و بی رحمانه عمل کنید، حالا بهره ورتر و کاراتر خواهید شد و چیزی که متوجه می شوید این است که مهم نیست که می خواهید چه کاری انجام دهید یا چه نتیجه ای می خواهید بدست بیاورید، مهم این است که قانون 20/80 همیشه جواب می دهد. یعنی فقط 20 درصد کارهایی که می کنید، 80 درصد نتایج را برای شما به بار می آورند.
پس باید دائماً به این موضوع فکر کنید که آیا آن 20 درصد کار مهم را انجام می دهم؟ یا دارم وقتم را تلف می کنم و آن 80 درصد کاری را انجام می دهم که واقعاً اهمیت زیادی ندارد.
پیشنهاد می کنیم مقاله ی زیر از دن لاک را هم بخوانید:
2- حواس پرتی ها و مزاحمت ها را حذف کنید
اگر همیشه یک چیزی مزاحم کارتان شود، چطور می توانید در ساعات مختلف روز بهره ور باشید؟ فکر می کنم حتی کارآفرینان و مدیرعامل ها هم این سیاست «درب باز» را دارند؛ یعنی می گویند: «در اتاق من باز هست، هروقت خواستی بیا با هم صحبت کنیم.»
فکر می کنم این احمقانه ترین ایده ی ممکن است؛ چون به این معنی است که هر روز بارها و بارها حواس تان پرت می شود و هر بار که یک چیزی مزاحم کارتان شود، ذهن تان به زمان زیادی نیاز دارد که دوباره روی مسیر قبل متمرکز شود.
برای همین وقتی من مشغول کار می شوم، تلفن را از برق می کشم. محیطی می سازم که مردم نتوانند به من دسترسی داشته باشند. وقتی بخواهم پیام ها یا ایمیلم را چک کنم یا پیش تیمم بروم، مشکلی ندارد؛ اما حین کار که به آن «قفس خفاش» می گویم، تمام راه های ارتباطی با خودم را قطع می کنم.
چون این زمان مخصوص تفکر، برنامه ریزی و طراحی استراتژی های من است، همین. پس وقتی نتوانند تو را پیدا کنند، نمی توانند مزاحم کارت هم بشوند. وقتی نتوانند تو را پیدا کنند، نمی توانند حواست را هم پرت کنند.
پس به تیم تان یا به اعضای خانواده تان بگویید که من دارم روی کارم تمرکز می کنم، من دارم یک چیزی اینجا می سازم، دارم روی موضوع خیلی خیلی مهمی کار می کنم، من باید این کارها را تمام کنم، پس لطفاً کمی به من فضا بدهید و در این مدت کسی مزاحمم نشود. همین موضوع وقتی در دفترم در خانه هم هستم، صدق می کند.
همسرم جنی می داند که نباید وارد اتاق شود و مزاحم کارم شود. همسرم می داند که این زمان، زمان کار دَن هست و نیاز به تمرکز دارد. پس محیطی را برای خود فراهم سازید که چیزی نتواند حواس تان را پرت کند.
دوستان، زمان شما خیلی باارزش است، این جمله را در مقاله ی اصول مدیریت زمان به سبک میلیونرها هم گفتم که همانقدر که خودتان برای زمان خود ارزش قائل باشید، دیگران هم برای زمان تان همانقدر ارزش قائل هستند.
3- دِدلاین تعیین کنید
برای کارتان یک دِدلاین یا مهلتی تعیین کنید، یک زمان پایانی. معمولاً هر وقت می خواهید یک کاری را انجام دهید، می گویید:
«امروز می خواهم این کار را انجام دهم و تا وقتی تمامش نکنم، دست نمی کشم.»
این روش هم خوب است؛ اما من متوجه شدم که اگر می خواهید بیشترین بهره وری را داشته باشید یعنی به همان هدفِ کار زیاد وقت کم برسید، این خیلی ایده ی خوبی نیست؛ چون می خواهیم بیشترین نتیجه را در کمترین زمان بگیریم.
من به این نتیجه رسیده ام که می توانید به خودتان آموزش دهید که سریعتر کار کنید و سریعتر کارها را تمام کنید. فرض کنیم من می خواهم یک مقاله برای یک وبسایتی بنویسم؛ اما به جای اینکه ساعت ها بنشینم و روی آن وقت بگذارم، می گویم: «خب، می خواهم این مقاله را بنویسم و می خواهم یک ساعت برای آن وقت بگذارم. می خواهم این مقاله را در یک ساعت بنویسم.»
با این کار دارید به مغزتان آموزش می دهید که کارها را در زمان مشخصی تمام می کنید، در چارچوب مشخصی از زمان. به جای اینکه بگذارید همینطور پیش برود و کِش بیاید و در نهایت هم تمامش نمی کنید و اهمال کاری می کنید، می گویید: «خب، اشکالی ندارد، فردا تمامش می کنم!» و باز هم اهمال کاری می کنید و انجام این کار همینطور در روزهای بعد کِش می آید.
در مقابل می توانید بگویید همین امروز می خواهم این کار را تمام کنم. پس برای کارتان یک چارچوب زمانی مشخص کنید. یک دِدلاین یا زمان نهایی برایش تعیین کنید و بعد می بینید که در یک روز خیلی کارهای بیشتری از آن چیزی که اکثر مردم فکر می کنند، می توانید انجام دهید.
قانون پارکینسون را که می شناسید، این قانون می گوید کارها تا همانقدر زمانی که برایشان اختصاص داده ایم، ادامه پیدا می کنند و کِش می آیند. یعنی اگر برای نوشتن مقاله ای در یک وبسایت دو ساعت زمان اختصاص دهیم در همان دو ساعت به احتمال خیلی زیاد کار تمام می شود ولی اگر مهلت یا ددلاینی برایش در نظر نگیریم ممکن است از صبح تا شب نوشتن این مقاله طول بکشد.
پس هر کاری که می خواهید انجام دهیم ابتدا یک زمان مشخصی برای آن مشخص کنید و بعد شروع کنید.
نتیجه گیری
پس وقتی که صحبت از نتیجه ای که می خواهید می شود، شفاف عمل کنید و کاملاً بی رحم باشید. عوامل حواس پرتی را حذف کنید. اجازه ندهید مردم مزاحم تان شوند. تلفن را قطع کنید. کامپیوتر را خاموش کنید و فقط کار کنید. هر کاری لازم است برایش انجام دهید و نکته سوم هم این بود که برای کارتان یک زمان نهایی تعیین کنید و تمامش کنید و سعی کنید کمتر از آن زمان کار را انجام دهید.
مثلاً اگر فلان کار را معمولاً در یک ساعت انجام می دهید، دفعه ی بعد آن را در 55 دقیقه انجام دهید، دفعه بعد 50 دقیقه، 45 دقیقه. شما خیلی سریعتر از آنچه فکر می کنید، می توانید کار کنید.
اگر همین 3 نکته را برای انجام کار بیشتر در زمان کمتر اجرا کنید، حتی یک نکته از این 3 نکته را واقعاً اجرا کنید، تأثیر آن را خودتان متوجه خواهید شد. اگر می خواهید نکات بیشتر و آموزش بیشتری در این مورد دریافت کنید، پیشنهاد می کنیم حتما در وبینار «مدیریت کارها و دریافت نتایج حداکثر» از دن لاک شرکت کنید، روی عکس زیر کلیک کنید و در بخش ویژه ثبت نام کنید و بلافاصله به این آموزش دسترسی پیدا می کنید:
منبع: سایت دن لاک
