خلاصه کتاب تکنیک پومودورو اثر فرانچسکو سیریلو

در خلاصه کتاب تکنیک پومودورو اثر فرانچسکو سیریلو با یک تکنیک مدیریت زمان و بهره وری آشنا می شوید که می توانید با استفاده از آن کارهایتان را بدون استرس روانی انجام دهید و به پایان برسانید.

اهمال کاری اصطلاحی است که در دهه های اخیر رایج شده است و تعجبی هم ندارد. بسیاری از ما می ‌توانیم با مشکل اهمال‌کاری ارتباط برقرار کنیم و آن را نزدیک بدانیم.

فرض کنید اوایل عصر است، شما جلوی لپتاپ تان نشسته ‌اید و می ‌دانید که آن 50 اسلاید خالی پاورپوینت خود را پر نکرده اید و با این حال، به جای پرداختن به این پروژه بزرگ، ساعت ‌ها به بررسی فیسبوک و تماشای تصاویر تعطیلات دوستان می ‌پردازید.

شما حتی از آن لذت نمی برید و در واقع نسبت به آن احساس گناه می کنید و با این حال، نمی توانید جلوی خود را بگیرید. هر 5 دقیقه صندوق ورودی ایمیل خود را چک می کنید، به این امید که فرصتی برای حذف برخی از نامه های بیهوده داشته باشید و به خودتان مهلت کوتاهی می دهید تا احساس گناه را به تعویق بیاندازید. ساعت ها می گذرد و بعد از نوشیدن 7 فنجان قهوه، ارائه هنوز به پایان نرسیده است.

نویسنده فرانچسکو سیریلو در دانشگاه با این مشکل روبرو شد. از آن زمان، او از یک ابزار ساده برای تقسیم هر کار به واحدهای کوچکتر، قابل مدیریت و انگیزشی به نام پومودورو استفاده می کند.

تکنیک او به بسیاری از اهمال کاران مزمن کمک کرده است تا از شر گناه خود خلاص شوند و یاد بگیرند که از کار خود لذت ببرند. هر کسی که امروز بیش از دو بار ایمیل یا اینستاگرام خود را چک کرده است، باید این تکنیک را امتحان کند.

کار خود را به صورت پومودورو یا گوجه فرنگی خورد کنید تا قابل کنترل باشد.

برای بسیاری از افراد، وقتی که نوبت به انجام کار می رسد، زمان، بزرگترین دشمن است. به نظر می رسد زمانی که شما سعی می کنید اولین اسلاید ارائه خسته کننده خود را به پایان برسانید، بی انتها طول می کشد و زمان شما با اتلاف وقت در وب گردی از بین می رود.

قبل از اینکه بتوانید اولین اسلاید را تمام کنید، وقت آن است که به خانه بروید. شما به لیست کارهای خود نگاه می کنید و می بینید که هیچ کاری انجام نشده است.

بار دیگر، روز شما با جرعه جرعه خوردن قهوه، صحبت با همکاران و چک کردن ایمیلتان تلف می شود. اگر این چیزی است که روز کاری شما را مشخص می کند، احتمالاً خود را ناکارآمد و کارتان را یک بار بر دوش می دانید.

احساس گناه و ناامیدی از انجام ندادن کارهایتان، در خانه همراه شما است و از آنجایی که کار باید انجام شود، حتی در آن زمان تصمیم می گیرید در «شیفت شب» کار کنید، بیشتر وقت خود را صرف گشت و گذار در اینترنت و بررسی فیس بوک می کنید.

بعد از یک شب طولانی دیگر که هیچ کاری انجام نداده اید، ناامید و خسته به رختخواب می روید و صبح روز بعد برای تکرار این چرخه معیوب از خواب بیدار می شوید. این یک روال است که اکثر ما می دانیم.

خوشبختانه، مطالعات نشان داده‌اند که می‌ توانیم به راحتی بر این عادات کاری ناسالم غلبه کنیم. تنها کاری که باید انجام دهید این است که کار خود را به کارهای کوچک و قابل مدیریت 20 تا 45 دقیقه در هر قطعه تقسیم کنید و بدون هیچ وقفه ‌ای در این بخش ‌های کوتاه کار کنید. از همین مفهوم برای ایجاد تکنیک پومودورو (The Pomodoro Technique) استفاده شده است. ایده این است:

• یک تایمر را برای 25 دقیقه تنظیم کنید (اگر می خواهید به این روش وفادار باشید، از یک تایمر به شکل گوجه فرنگی استفاده کنید)، و آن زمان را به تمرکز بر روی یک کار واحدی که از قبل انتخاب کرده اید، صرف کنید. این قطعه 25 دقیقه ای، پومودورو نامیده می شود.
• هنگامی که تایمر زنگ زد، 5 دقیقه استراحت کنید، یک لیوان آب بنوشید یا کمی حرکت کنید. پس از استراحت، سرحال خواهید شد و برای پومودوروی بعدی (25 دقیقه بعدی) آماده می شوید!

پومودورو به شما کمک می کند با انگیزه بمانید تا کارها را بدون استرس انجام دهید.

ساختن کارتان به شکل پومودوروی کوچک آنقدر آسان و سودمند است که دلیلی برای امتحان نکردن آن وجود ندارد. شما مجبور نیستید تکنیک های پیچیده ای را یاد بگیرید یا وسایل گران قیمت بخرید، این روش می تواند به هر کسی کمک کند تا خود را از شر احساس گناه و اضطراب ناشی از تعلل در کارها خلاص کند.

در حالی که به شما پاداش و انگیزه می دهد، استفاده از تکنیک پومودورو به شما کمک می کند تا از طریق کار متمرکز، کنترل روز خود را دوباره به دست آورید. در واقع، از آنجایی که یک پومودورو بسیار کوچک است، تقریباً غیرممکن است که در آن زمان تمرکز خود را حفظ نکنید و با دانستن اینکه می توانید تنها پس از 25 دقیقه کار بر روی ارائه خسته کننده خود، استراحت کنید، دلیلی برای به تعویق انداختن آن وجود ندارد.

این به نوبه خود باعث می شود انگیزه خود را حفظ کنید و از روز خود بهره بیشتری ببرید. شما نمی توانید با یک جهش به قله اورست صعود کنید. تلاش برای انجام هر کار بزرگ به یکباره دلهره آور است و به تعویق می انجامد. شما بیشتر وقت خود را صرف انجام کاری نمی کنید و سپس، درست قبل از ضرب الاجل خود، سعی می کنید همه چیز را به یکباره جمع کنید.

با این حال، تعیین هدف 10 پومودورو در روز، یعنی فقط 250 دقیقه، مدیریت هر مرحله از صعود را آسان‌ تر می‌ کند و شما را بسیار بیشتر از یک دوی سرعت در آخرین لحظه به بالای کوه می ‌برد! همچنین پومودورو به شما کمک می کند روحیه خود را حفظ کنید، زیرا هر پومودورو به تنهایی برای شروع قابل مدیریت است و لازم نیست به کل پروژه ای که باید به پایان برسانید فکر کنید.

علاوه بر این، سرعت یکنواخت فواصل 25 دقیقه ای شما را از فرسودگی دور می کند، در نتیجه هم در انرژی و هم در سلامت عقل شما صرفه جویی می شود. با استفاده از تکنیک پومودورو، می ‌توانید با احساس موفقیت به خانه بروید و بدانید که واقعاً کاری را انجام داده ‌اید. به جای کار کردن در شیفت های شب روی مبل، می توانید از اوقات فراغت خود برای استراحت، گذراندن وقت با خانواده یا انجام هر کار دیگری که می خواهید استفاده کنید.

چیزی به نام “نیمه پومودورو” وجود ندارد

پومودورو ها همیشه 25 دقیقه هستند.

به همان اندازه که تکنیک پومودورو ساده است، تنها در صورتی کار می کند که به قوانین پایبند باشید. اولین و مهمترین این قوانین این است که چیزی به نام “نیمه پومودورو” وجود ندارد. پومودورو ها همیشه 25 دقیقه هستند.

هنگامی که تایمر خود را شروع کردید، متعهد به 25 دقیقه کار متمرکز روی آن شوید. تحت هیچ شرایطی قبل از تمام شدن آن 25 دقیقه توقف نکنید. این بدان معناست که تسلیم یک میان وعده سریع نشوید و ایمیل خود را هرچقدر هم کوتاه چک نکنید.

در صورتی که صندوق ورودی خود را برای مشاهده ایمیل های خود در لحظه ضعف باز کردید، فوراً پومودوروی خود را لغو کنید و از نو شروع کنید. پومودوروی ناقص، به حساب نمی آید!

در حال حاضر ممکن است بپرسید: چرا باید اینقدر با خودم سختگیر باشم؟ در اصل، شما می خواهید این عادات را درونی کنید تا در نهایت به سبک پومودورو کار کنید، بدون اینکه حتی به آن فکر کنید.

پایبندی دقیق به قوانین تنها راه برای نظم بخشیدن به خود برای ایجاد آن تغییر است. اما اگر یک کار را به جای 25 دقیقه فقط در 20 دقیقه تمام کنید، چه کار می کنید؟ ساده است. به کار ادامه دهید، از خود بپرسید که آیا چیزی وجود دارد که بتوانید در ارائه خود مرور یا کامل کنید. آیا مطمئن هستید که از بهترین فونت استفاده کرده اید؟

اگر زود “تمام” کردید، پومودورو را تمام نکنید، استراحت خود را شروع نکنید و حتی به بررسی ایمیل خود قبل از تمام شدن 25 دقیقه فکر نکنید! اگر واقعاً هیچ کاری نمی توانید انجام دهید تا کار خود را بهبود ببخشید و هنوز 2 دقیقه از تایمر باقی مانده است، کار خود را مرور کنید و کارهایی را که انجام داده اید تا آن را در حافظه خود ثبت کنید، خلاصه نمایید.

شما باید بعد از پومودوروی خود استراحت کنید. استراحت اختیاری نیست!

هنگامی که پومودوروی خود را تمام کردید، تمام کارهای جدید خود را ذخیره کردید و کار را از لیست کارهای خود حذف کردید، باید دومین قانون اما به همان اندازه مهم را رعایت کنید:

استراحت اجباری است.

شما باید این را بسیار جدی بگیرید. اگر می خواهید ذهن متمرکزی داشته باشید، باید به آن استراحت دهید.

این بدان معنی است که شما نباید استراحت 5 دقیقه ای خود را با چک کردن ایمیل خود یا انجام هر کاری سخت هدر دهید. در عوض آرام باشید و حواس خود را پرت کنید. کاری را که به تازگی به پایان رسانده اید از ذهن خود خارج کنید و از احساس خوشایند موفقیت لذت ببرید. به ذهن خود اجازه دهید تا دوباره تنظیم شود و بتواند روی کار بعدی که شما باید با آن مقابله کنید، تمرکز کند.

اگر به دلایلی به این قانون پایبند نباشید، با انگیزه ماندن سخت تر می شود. با رعایت یک برنامه 25 دقیقه ای تمرکز و به دنبال آن 5 دقیقه استراحت، به ذهن خود نشان می دهید که باید تمرکز خود را برای فواصل کوتاه حفظ کند، بنابراین انگیزه ماندن را آسان تر می کند. اگر آن ریتم را رعایت کنید، دلیلی وجود ندارد که ذهنتان به تعویق نیفتد، زیرا دیگر تقسیم روشنی بین زمان تمرکز و زمان استراحت وجود ندارد.

علاوه بر وقفه های 5 دقیقه ای بعد از هر پومودورو، یک نوع استراحت بسیار مهم دیگر نیز وجود دارد. پس از اتمام 4 پومودورو، استراحت طولانی تری بین 15 تا 30 دقیقه را به خود اختصاص دهید. ثابت شده است که این روش ساختاردهی زمان، شما را هم از نظر موثر بودن و هم از نظر حفظ انگیزه در طول روز کاری کمک می کند، این روش به شما کمک می کند با استرس کمتری کارهای بیشتری انجام دهید.

همانطور که دیدید، قوانین تکنیک بسیار ساده هستند. حالا بیایید نگاهی به ابزارهایی که برای استفاده از تکنیک پومودورو نیاز دارید بیندازیم و ببینیم آیا آنها به همان اندازه ساده و سرراست هستند یا خیر.

تنها چیزی که برای شروع نیاز دارید یک تایمر و دو لیست است.

ابزارهای ساده اغلب بهترین هستند. خوشبختانه، ابزارهای مورد نیاز برای تکنیک پومودورو به قدری ساده هستند که تقریباً در هر خانه ای آنها را پیدا خواهید کرد. ابتدا به یک تایمر نیاز دارید. هر چیزی از کرونومتر تا تلفن هوشمند شما، بعنوان تایمر پومودور به خوبی عمل می‌ کند.

در حالت ایده ‌آل، تایمر شما هنگام شمارش معکوس تیک می ‌زند و پس از پایان 25 دقیقه زنگ می ‌زند. این سیگنال‌ های صوتی به ذهن شما کمک می‌ کنند تا از حالت کاری متمرکز به آرامش و بالعکس تغییر حالت دهد.

در مرحله بعد، شما به 2 لیست ساده نیاز دارید: لیست “کار امروز” و “موجودی خود”. لیست “کار امروز” شامل تمام کارهایی است که می خواهید در آن روز انجام دهید. ممکن است چیزی شبیه این به نظر برسد:

• طرح کلی ساختار ارائه، 4 پومودور
• پیدا کردن مکانی برای سمینار، 2 پومودور
• پرداخت قبوض، 1 پومودورو
• و غیره، اما همه این وظایف از کجا می آیند؟ آنها از موجودی جامع شما هستند، جایی که همه کارهایی را که می خواهید در مقطعی در حال حاضر یا در آینده انجام دهید، جمع آوری کرده اید.

چیزی که باید یاد بگیرید این است که چگونه تعداد پومودورو را برای یک کار مشخص تخمین بزنید. اگرچه تخمین‌ های شما در ابتدا قابل انجام نیستند، اما با گذشت زمان در آن بهتر خواهید شد.

به زودی، در تخمین شهودی به تعداد بخش‌ های ۲۵ دقیقه ‌ای که برای طرح کلی ارائه یا مرتب ‌سازی صندوق ورودی ‌تان یا هر کار دیگری که نیاز دارید، کاملاً خوب خواهید بود.

بنابراین چگونه انگیزه کافی برای عبور از لیست کارهای امروز خود را حفظ می کنید؟ شما به سادگی وظایف خود را تغییر می دهید:

اگر ارائه شما در مورد “تکنیک های مدیریت زمان” تقریباً 20 پومودورو طول می کشد تا تکمیل شود، فقط آن را به واحدهای کوچکتر تقسیم کنید. کار کردن یک روز کامل روی این تکلیف بزرگ و بدون اتمام کار بسیار کمتر (و در نتیجه انگیزه کمتری) نسبت به اتمام کار 4 پومودورو «ساختار ارائه طرح کلی» پس از دو ساعت اول کارتان دارد.

بزرگترین دشمنان شما وقفه های داخلی و خارجی هستند.

در حال حاضر، متوجه شده اید که زمان با استفاده از تکنیک پومودورو به شیوه درستی از آن استفاده نمی کند. با این حال، دشمنان پنهانی در کمین هستند که اگر شما فعالانه از پومودوروی خود محافظت نکنید، منتظرند تا بهره وری شما را مختل کنند.

هر چیزی که تمرکز شما را از کار در حال انجام دور کند و آن را به چیزی تغییر دهد، وقفه‌ است. شاید باورش سخت باشد، اما روزهای کاری اکثر مردم در درجه اول شامل وقفه هایی پس از دیگری است، آنها همه جا هستند و همیشه منتظرند تا بهره وری شما را از بین ببرند.

هر تماس تلفنی یا ایمیلی که دریافت می‌ کنید، هر بار که تسلیم وسوسه بررسی نتایج تیم خود از بازی دیشب می ‌شوید، یا هر بار که یک میان ‌وعده می ‌خورید یا یک پیتزا سفارش می ‌دهید، همه این ‌ها شما را از حالت کار متمرکز بیرون می ‌کشند و قطع می‌ کنند.

بنابراین شما را کمتر کارآمد می کنند. اساساً، دو نوع اصلی وقفه وجود دارد:

✔️ وقفه ‌های درونی وجود دارد که از درون می‌آیند. جریان افکاری که همیشه در ذهن شما ظاهر می‌ شوند و رشته افکار شما را قطع می ‌کنند و شما را از مسیر خارج می‌ کنند. اینها مواردی مانند:

• یک ایده ناگهانی برای پروژه ای که می خواهید بعداً روی آن کار کنید.
• انگیزه سفارش پیتزا یا نگاه کردن به تصاویر گربه در شبکه های اجتماعی؛
• یادآوری خود به خودی خرید هدیه تولد برای همسرتان
• و غیره هستند.

✔️ سپس، وقفه های خارجی، نیروهای بیرونی وجود دارد که توجه فوری شما را می طلبد، مانند:

• همکاری که برای شکایت از آب و هوا تماس می گیرد.
• ایمیل های غیر ضروری دریافتی؛
• یا تحویل دهنده ای که پیتزای پپرونی را که در پومودوروی قبلی سفارش داده اید برایتان آورده است.

این وقفه ها نه تنها آزاردهنده هستند بلکه آنها همچنین به کاهش بهره وری و آن احساسات وحشتناک گناه و سرخوردگی که همراه با آنها می آید، کمک می کنند.