با خلاصه کتاب قانون 80/20 اثر ریچارد کخ متوجه خواهید شد که چگونه از زمان خود به موثرترین شکل ممکن می توانید استفاده کنید و راز بازدهی بیشتر با کار کمتر را یاد خواهید گرفت. قانون 80-20 (اصل پارتو) خیلی ساده می گوید که 20 درصد از کارهایی که می کنیم، 80 درصد نتایج را برای ما به بار می آورند.
در دنیای پر شتاب امروزی، بسیاری از ما مجبوریم هر روز به فهرست کارهای طولانی و غیرممکن بپردازیم. ممکن است ما به سرعت به محل کار خود برسیم، اما متوجه می شویم که دو کار جدید در این بین ظاهر شده اند. به طور مشابه، شرکت ها خود را غرق در پیچیدگی می بینند و سعی می‌کنند به چندین بازار با انبوهی از محصولات مختلف خدمت کنند و مانند یک دلقک در یک سیرک شعبده بازی کنند.
در این محیط پر هرج و مرج، مهمتر از هر زمان دیگری، دانش واقعاً ضروری است. به همین دلیل است که درک اصل 80/20 (پارتو) بسیار مهم است. این عدم تعادل به ظاهر جهانی بین تلاش و پاداش به شما کمک می کند از زمان خود در محل کار به نحو احسن استفاده کنید.
علاوه بر این، ثابت شده است که این اصل به شرکت ها کمک می کند تا با روش های غیرمستقیم، نه تلاش بیشتر، بلکه با انجام کار کمتر، موفق شوند. در نهایت، شما حتی می توانید این اصل را در زندگی شخصی خود اعمال کنید تا شادی و رضایت خود را در روابط با دیگران افزایش دهید. شما به سادگی نیاز دارید که طرز فکر درست 80/20 را اتخاذ کنید.
بیشترین سهم از نتایج (خروجی)، تنها توسط بخش کوچکی از کار (ورودی) تولید می شود
آیا تا به حال به پروژه ای که روی آن کار کرده اید نگاه کرده اید و متوجه شده اید که بیشتر کارهای شما درست قبل از آخرین مرحله انجام شده است؟ شاید در چند روزی که تقریباً وقت شما تمام شده بود، بیشتر از تمام هفته های گذشته، نتایج دلخواهتان را به دست آورده اید. در واقع، عدم تعادل های مشابه بین تلاش و پاداش را می توان در انواع تنظیمات مختلف مشاهده کرد. به عنوان مثال، بسیاری از کسب و کارها دریافته اند که 20 درصد از طیف محصولات آنها در واقع 80 درصد از سود آنها را تشکیل می دهد.
به همین ترتیب، 20 درصد رانندگان عامل 80 درصد تصادفات هستند. اکثر رانندگان با احتیاط رانندگی می کنند، در حالی که اقلیت کوچکی بی احتیاط هستند و باعث اکثر تصادفات می شوند. این پدیده بیشتر به عنوان اصل 20-80 شناخته می شود:
تقریباً 80 درصد از نتایج یا خروجی کار توسط 20 درصد تلاش کاری یا ورودی تولید می شود.
چرا این نسبت متعادل تر نیست؟ زیرا هر علتی تأثیر یکسانی بر نتایج ندارد. در واقع، علل را می توان به طور تقریبی به دو دسته تقسیم کرد:
- یک اقلیت که تأثیر زیادی بر نتایج دارند و
- یک اکثریت که فقط تأثیر کمی دارند.
این عامل منجر به تقسیم 20/80 می شود. البته لازم به ذکر است که اصل 20/80 فقط یک ساده سازی است.
تفکر با اصل 80/20 به طور طبیعی برای مردم اتفاق نمی افتد
مردم انتظار دارند که جهان متعادل باشد. اما در واقع، تعادل حالت طبیعی جهان، عدم تعادل نیست! به عنوان مثال، زبان شناسی را در نظر بگیرید. سِر آیزاک پیتمن کشف کرد که حدود 700 کلمه رایج دو سوم مکالمه روزمره را تشکیل می دهند. اگر مشتقات آنها را در نظر بگیریم، این رقم به 80 درصد افزایش می یابد. کمتر از یک درصد از کلمات در زبان انگلیسی بیش از 80 درصد از آنچه ما می گوییم را تشکیل می دهند.
اما این عدم تعادل ها از کجا می آید؟ از حلقه های بازخوردی که حتی تفاوت های کوچک را چند برابر و تقویت می‌کنند. به عنوان مثال، اگر چندین ماهی قرمز با اندازه تقریبا مساوی در یک حوضچه زندگی کنند، همچنان به ماهی هایی با اندازه های بسیار متفاوت تبدیل می شوند. چرا؟
از آنجا که برخی از ماهی ها کمی بزرگتر از بقیه هستند، آنها یک مزیت کوچک دارند. این بدان معنی است که آنها موفق به گرفتن غذای بیشتری می شوند و بنابراین سریعتر از ماهی های کوچکتر رشد می کنند. این مزیت آنها را افزایش می دهد و به آنها امکان می دهد بیشتر غذا بگیرند. بنابراین چرخه با هر حلقه تقویت می شود و در نهایت تفاوت های قابل توجهی در اندازه ایجاد می کند. در حالی که چنین عدم تعادلی طبیعی است، بسیاری از مردم آن را ناعادلانه می دانند.
یک مثال دیگر، توزیع نابرابر درآمد و ثروت است: وقتی 20 درصد از جمعیت 80 درصد کل ثروت را در اختیار دارند، آن را بی عدالتی اجتماعی می نامیم. این بی‌عدالتیِ درک شده، از این واقعیت ناشی می شود که افراد تصور می کنند کار و پاداش باید در نسبت 1:1 اهمیت یکسانی داشته باشد. اما همانطور که اصل 20/80 به وضوح نشان می دهد، همه کارها پاداش یکسانی را ایجاد نمی کنند.
اصل 20/80 می تواند به شما کمک کند تا روند کاری خود را بهبود ببخشید و نتایج بهتری بگیرید.
تا به حال احتمالاً فکر می کنید که همه اینها خوب است، اما اصل 20/80 چگونه می تواند با شما و زندگی روزمره شما مرتبط باشد؟ بیایید ابتدا به زندگی حرفه ای شما نگاه کنیم، زیرا روشی که در حال حاضر کار می کنید احتمالاً کارآمد نیست. در مورد آن فکر کنید: ا
گر تنها با 20 درصد تلاشی که انجام می دهید به 80 درصد از نتایج دست یابید، به این معنی است که 80 درصد از کار شما به شدت ناکارآمد است.
فقط تصور کنید: اگر بتوانید این زمان بیهوده را کاهش دهید و آن را با کارهایی که در طول 20 درصد کارآمد انجام می دهید جایگزین کنید، نتایج کار خود را چند برابر می کنید. به عنوان مثال، تصور کنید که می توانید با نزدیک شدن به مهلت پروژه، بازده لحظه آخری را که دارید بازتولید کنید و آن را برای کل طول پروژه حفظ کنید.
در واقع، استفاده خلاقانه از اصل 20/80 می تواند به شما کمک کند تا کارایی خود را افزایش دهید، زیرا تلاش های خود را از کارهایی که تنها تأثیر کمی بر نتایج شما دارند، هدایت می کنید. می توانید با بررسی و تجزیه و تحلیل فرآیندهای کاری خود شروع کنید تا متوجه شوید کدام بخش از آنها ناکارآمد هستند.
ممکن است متوجه شوید که، در اولین مراحل یک پروژه، با فکر کردن بیش از حد و فکر کردن در مورد هر اشتباه احتمالی که ممکن است مرتکب شوید، زمان خود را تلف می کنید. این را درک کنید و می توانید آگاهانه سعی کنید از نشخوار فکری در مورد شکست های احتمالی جلوگیری کنید. دلایل هر چه که باشد، با شناسایی آنها و تنظیم مجدد فرآیند خود برای اجتناب از آنها، می توانید کارایی خود را تا حد زیادی افزایش دهید.
برای افزایش سود در بیزینس از قانون ۸۰/۲۰ استفاده کنید
اکنون می دانید که چگونه اصل 20/80 را در بهره وری خود اعمال کنید، اما احتمالاً از خود می پرسید که چگونه می توانید آن را در یک بیزینس به کار ببرید. در واقع، راه های مختلفی برای انجام این کار وجود دارد، اما شاید مهم ترین آنها بهینه سازی محدوده محصول کسب و کارتان باشد.
برای انجام این کار، ابتدا باید تجزیه و تحلیل کنید که کدام یک از گروه های محصول شما بیشترین سود را دارند. به سادگی تمام محصولات خود را بر اساس سود و ارقام فروش رتبه بندی کنید و احتمالاً متوجه خواهید شد که محصولات برتر تنها 20 درصد از فروش را تشکیل می دهند و 80 درصد از سود را تولید می کنند.
به عنوان مثال، نویسنده کتاب قانون 80/20 یعنی آقای ریچارد کخ مطالعه ای را در یک شرکت تولید کننده لوازم الکترونیکی انجام داد و دریافت که سه محصول برتر 19.9 درصد از کل فروش را به خود اختصاص داده اند، اما 52.6 درصد از کل سود را به ارمغان آورده اند. هنگامی که اصل 20/80 را در شرکت خود شناسایی کردید، گام دوم این است که از پتانسیل 20 درصد سود استفاده کنید و آن را تقویت کنید.
این محصولات را اولویت بندی کنید و بر فروش بیشتر تمرکز کنید. در شرکت الکترونیک، نویسنده، مدیریت را تشویق کرد تا فروش محصولات برتر خود را افزایش دهند و به فروشندگان گفت که تنها هدف آنها دو برابر کردن فروش آن سه محصول، بدون توجه به هر چیز دیگری است.
برای موفقیت در کسب و کار خود پیچیدگی را ساده کرده و کاهش دهید
همانطور که همه می دانند، شرکت های بزرگ اغلب بسیار پیچیده هستند. این بدان معناست که مدیران باید در مدیریت پیچیدگی ماهر باشند و اغلب حتی از چالش و تحریک فکری آن لذت می برند. اما آیا واقعاً پذیرش یا حتی دعوت از پیچیدگی، بهترین راه برای تبدیل شدن به یک شرکت موفق است؟
اکثر مردم بر این باورند که اندازه و سبد محصولات گسترده برای یک شرکت سودمند است، زیرا هر چه شرکت محصولات بیشتری بفروشد، سود بیشتری تولید می کند. اما در واقع پیچیدگی داخلی هزینه های پنهان زیادی دارد. طیف وسیعی از محصولات، در میان چیزهای دیگر، لجستیک پیچیده تر، آموزش بیشتر برای فروشندگان و کارهای اداری بسیار بیشتر از یک محدوده نیاز دارند. احتمالاً این عوامل، هزینه کلی شرکت را حتی بیشتر از پولی که محصولات اضافی وارد می کنند، افزایش می دهد.
از طرف دیگر، ساده کردن کسب و کار شما هزینه ها را کاهش می دهد. اگر دامنه محصولات خود را محدود و متمرکز کنید، همه افراد شرکت قادر خواهند بود تمام توجه خود را به معدود محصولات فروخته شده اختصاص دهند. این به آنها اجازه می دهد تا چند محصول مهم را به شیوه ای عمیق‌تر درک کنند.
این به نوبه خود کار اداری را ساده می کند و همچنین مزایایی را که از انجام بیشتر کارهای مشابه در زمینه هایی مانند تولید و تدارکات به دست می آید، به ارمغان می آورد. قدرت این مزایا مشخص است. برای مثال، مطالعه ای روی 39 شرکت متوسط نشان داد که ساده ترین شرکت ها، موفق ترین شرکت ها بودند.
آنها طیف محدودتری از محصولات را به مشتریان کمتری فروختند و همچنین تامین کنندگان کمتری داشتند که منجر به سود بیشتر شد. شما با ساده سازی کسب و کار خود می توانید هزینه ها را کاهش دهید و در نتیجه سودآوری خود را افزایش دهید.
شما می توانید اصل 80/20 را در هر قسمت از بیزینس خود اعمال کنید
اکنون می دانید که چگونه می توانید اصل 20/80 را برای محدود کردن دامنه محصولات خود و افزایش سودآوری اعمال کنید. اما در مورد سایر زمینه های کسب و کار چطور؟ خوشبختانه، اصل 20/80 به قدری همه کاره است که می توانید از آن در هر زمینه یا عملکردی از بیزینس استفاده کنید تا احتمال موفقیت را افزایش دهید. به عنوان مثال، مذاکرات بخش مهمی از هر کسب و کاری است. (چه با مشتریان، چه تامین کنندگان یا شرکا)
معمولاً در یک مذاکره، نکاتی که باید مورد بحث قرار گیرند اغلب از قبل به خوبی آماده می شوند، اما تعداد آنها بسیار زیاد است. احتمالاً تجزیه و تحلیل 20/80 نشان می دهد که فقط تعداد کمی از امتیازها واقعاً برای شرکت شما مهم هستند، بنابراین باید به جای تلاش برای استدلال همه امتیازهایی که به نفع شما هستند، روی برنده شدن تمرکز کنید.
نمونه کاربردی دیگری از اصل 20/80 هدف قرار دادن تلاش های بازاریابی شماست. اگر حدود 20 درصد از مشتریان شما 80 درصد از کسب و کار شما را تولید می کنند، باید روی شناسایی آنها و متقاعد کردن این مشتریان برای ادامه خرید تمرکز کنید. پس از اینکه مشتریان را شناسایی کردید، با ارائه خدمات فوق العاده عالی به مشتریان، وفاداری آنها را تضمین کنید.
سپس، هنگامی که در حال توسعه محصولات یا خدمات جدید هستید، فقط این 20 درصد را هدف قرار دهید. اینکار به شما کمک می کند که در عین فروش به همین مشتریان، سهم بازار خود را افزایش دهید. به عنوان مثال، نیکلاس بارسان، یکی از برترین دلالان املاک در ایالات متحده را در نظر بگیرید که سالانه بیش از 1 میلیون دلار از پورسانت های شخصی دریافت می کند.
بیش از یک سوم این مبلغ را از طریق مشتریان مکرر که خانه های خود را مجدداً می فروشند، بدست می آورد. بنابراین تمرکز او برای راضی نگه داشتن بهترین مشتریان، یک استراتژی سودآور است. اکنون باید مشخص باشد که اصل 20/80 کاربردهای تقریباً جهانی در هر کسب و کاری دارد.
با تغییر طرز تفکر خود، اصل 20/80 را در زندگی روزمره خود به کار ببرید
همانطور که در مثال های کسب و کار دیدید، اصل 20/80 معمولاً با تجزیه و تحلیل اینکه 20 درصد ورودی ها 80 درصد خروجی ها را تولید می کنند، اعمال می شود. اما در زندگی روزمره، انجام چنین تحلیلی دشوار است. این بدان معنی است که شما به چیز دیگری بنام تفکر 20/80 نیاز دارید.
تفکر متعارف، خطی است و فرض می کند که همه علل و ورودی ها به یک اندازه مهم هستند. به عنوان مثال، در دوران کودکی به ما آموخته اند که همه دوستانمان برای ما به یک اندازه ارزشمند هستند. در این سناریو، تفکر 20/80 این واقعیت را تصدیق می کند که در واقع هر رابطه ای آنقدر ارزشمند نیست. برخی از دوستان ما مهمتر از دیگران هستند و روابطی که با آنها داریم معنادارتر است.
می توانید بگویید که 20 درصد از دوستی های شما 80 درصد از “ارزش” را تولید می کنند، یعنی تولیدکننده احساس شادی و رفاقت برای شما هستند. تفاوت اصلی بین تحلیل 20/80 و تفکر 20/80 در این است که تجزیه و تحلیل از شما می خواهد که داده ها را جمع آوری کرده و آن ها را تجزیه و تحلیل کنید تا بفهمید مهم ترین 20 درصد چه کسانی هستند، در حالی که در تفکر 20/80 فقط آنها را تخمین می زنید.
در اینجا، ارزش روابط شما را به وضوح نمی توان با اعداد مطلق اندازه گیری کرد، اما همیشه می توانید از خود بپرسید: «از بین افرادی که در زندگی من هستند، چه کسانی برای من مهم هستند؟ چقدر در هفته با آنها وقت می گذرانم؟» این نوع سوال ها به شما کمک می کند تا بفهمید مهم ترین روابط شما کدام است و تفکر ۲۰/۸۰ را برای خود می سازید.
پس از آن، تفکر 20/80 توصیه می کند که به دنبال کیفیت باشید، نه کمیت، و بر تعمیق آن 20 درصد با ارزش ترین و معنادارترین روابط تمرکز کنید. این نوع تفکر 20/80 را می توان در بسیاری از زمینه های زندگی بدون نیاز به داده های جامد بکار برد.
به جای تمرکز بر مدیریت زمان، وقت خود را صرف مهم ترین کارها کنید.
احتمالاً با مفهوم مدیریت زمان که اغلب توسط کتاب های خودیاری ترویج می شود، غریبه نیستید. ایده اصلی این است که به شما کمک کند در مدت زمانی که در اختیار دارید به موفقیت برسید. این روش بهره وری را حدود 15 تا 25 درصد افزایش می دهد. اما راه بهتری هم برای کارآمدی وجود دارد.
در مدیریت زمان، هدف افزایش کارایی با تطبیق وظایف بیشتر در یک دوره زمانی معین است. هدف آن مدیرانی است که از قبل برنامه کاری شلوغی دارند و اولین قدم این است که فعالیت های روزانه خود را بر اساس اولویت دسته بندی کنید.
مشکلات از اینجا شروع می‌شود: بیشتر مردم نمی دانند کدام یک از وظایفشان مهم تر است و در نهایت 60 تا 70 درصد از فهرست کارهای خود را به عنوان «اولویت بالا» تعریف می‌کنند. نتیجه؟ آنها در نهایت با برنامه های پیچیده و ساعات کاری طولانی مواجه می شوند.
واضح است که کار کردن در این شرایط راه حل خوبی نیست، زیرا به راحتی می توانید بیش از حد کار کنید و در بدترین حالت دچار فرسودگی شوید. به عنوان یک جایگزین، مدیریت زمان 20/80 یا “انقلاب زمان” به شما کمک می کند تا ابتدا 20 درصد از وظایف خود را که 80 درصد دستاوردها را تولید می کنند، شناسایی کنید و سپس روی آنها تمرکز کنید.
به عنوان مثال، نویسنده در کار خود در یک شرکت مشاوره متوجه شد که شرکت او بدون هیچ تلاش اضافی، موفق تر از سایر شرکت ها است. معمولاً مشاوران سعی می کنند طیف وسیعی از مسائل را برای مشتریان خود حل کنند که نتیجه آن فقط کار سطحی است و مشتری مسئول اجرای هر توصیه‌ای است. در مقابل، همکاران نویسندگان بر روی 20 درصد مهم ترین مسائل مشتریان تمرکز کردند و با صرفه جویی از مشتریان در اجرای توصیه ها حمایت کردند.
این رویکرد به آنها کمک کرد تا از سایر شرکت های مشاوره پیشی بگیرند و سود مشتریان خود را افزایش دهند. این نوع “انقلاب زمان” به شما کمک می کند تا زمان را بدون کاهش تاثیر کار خود آزاد کنید.
با استفاده گسترده از اصل 20/80 به زندگی باکیفیت تری دست یابید.
اکثر مردم کیفیت زندگی خود را با شادی کلی خود تعریف می کنند. با این حال، جالب است که تعداد بسیار کمی از ما واقعاً سعی می کنیم زندگی خود را تغییر دهیم تا آن را شادتر کنیم. در واقع، اکثر مردم زمان زیادی را صرف کارهایی می کنند که باعث ناراحتی آنها می شود. به عنوان مثال، بسیاری از افراد، مشاغلی دارند که آنها را بدبخت می کند. اکثر کارمندان اداری روزهای خود را در یک اتاقک می گذرانند، بدون فکر، وظایف خود را انجام می دهند و منتظر پایان روز یا هفته هستند. پس چگونه می توانید این را برطرف کنید؟
خیلی ساده، باید سعی کنید قبل از اقدام برای ایجاد تغییر، توزیع شادی و ناراحتی را در زندگی خود شناسایی کرده و علل آنها را ردیابی کنید. از خود بپرسید کدام 20 درصد از زندگی شما 80 درصد خوشبختی شما را تامین می کند و بالعکس؟
هنگامی که 80 درصد از زندگی خود را که شادی بسیار کمی ایجاد می کند تعریف کردید، زمان آن فرا رسیده است که دست به کار شوید:
به سادگی زمانی را که صرف انجام آن کارها می کنید کاهش دهید.
به عنوان مثال، اگر شغل شما باعث نارضایتی شما می شود، می توانید به راه هایی برای تغییر آن فکر کنید. می توانید به مشاغل دیگر نگاه کنید، سعی کنید شغل فعلی خود را دوباره تعریف کنید، ساعات کاری خود را کاهش دهید و غیره. اما هر کاری که انجام می دهید، نباید خود را به کار کردن در شغلی که تا آخر عمر شما را ناراضی می‌کند، مشغول کنید.
وقتی توانستید چیزهایی را که باعث ناراحتی شما می شود کاهش دهید، متوجه خواهید شد که زمان و انرژی بیشتری برای صرف چیزهایی دارید که شما را خوشحال می کند.
برای مثال، اگر تصمیم گرفته اید زمان کمتری را در محل کار خود بگذرانید، زمان بیشتری برای سپری کردن با خانواده و دوستان خود خواهید داشت. فقط به این فکر کنید که 20 درصد از فعالیت های زندگی شما 80 درصد از شادی شما را به وجود می آورد و سعی کنید راه هایی را بیابید که زمان بیشتری را صرف آنها کنید. اگر این کار را بکنید، زندگی شادتری خواهید داشت.
خلاصه نهایی
پیام کلیدی در خلاصه کتاب قانون 80/20
اصل 20/80 می گوید که تقریباً در هر زمینه ای، 20 درصد ورودی یا تلاش، 80 درصد خروجی یا پاداش را تولید می کند. این بدان معناست که تقریباً 80 درصد از تلاش ها موثر نیستند و اگر آنها را بر روی 20 درصدی که بیشترین نتایج را ایجاد می کند، متمرکز کنید، افزایش فوق العاده ای در کارایی مشاهده خواهید کرد. این مفهوم ساده را می توان در هر حوزه ای از زندگی، از کسب و کار گرفته تا دوستان و کیفیت زندگی به کار برد.
توصیه های عملی
کسب و کار خود را بهبود بخشید. اگر صاحب کسب و کار هستید، می توانید از مفهوم اصلی این کتاب برای بهبود کسب و کار خود استفاده کنید. به عنوان مثال، می توانید محدوده محصول فعلی خود را تجزیه و تحلیل کنید و تمام تلاش های فروش خود را بر روی سودآورترین 20 درصد محصولات متمرکز کنید.
نظر شما چیست؟
مهمترین نکته ای که از این خلاصه کتاب قانون 80/20 اثر ریچارد کخ برداشت کردید را در قسمت دیدگاه های پایین صفحه برای من و دوستان تان بنویسید.
راستی، خلاصه چه کتاب دیگری را دوست دارید برای شما قرار دهم؟
کتاب فوق العادیه
80 درصد از نتایج قابل قبولتون از 20 درصد کارهایی است که در طول روز انجام می دهید پس این کارها را بیابید و بیشترش کنید