خلاصه کتاب به سرانجام رساندن کارها اثر دیوید آلن

مطالعه خلاصه کتاب به سرانجام رساندن کارها اثر دیوید آلن باعث می شود که قدرت بهره وری بدون استرس را کشف کنید. وقتی یک سنگ ریزه را داخل گودال آب می اندازید، آب چگونه واکنش نشان می دهد؟ پاسخ آب به سنگریزه کاملاً متناسب با جرم و نیروی آن است. بنابراین آب بیش از حد یا کم واکنش نشان نمی دهد. اما وقتی در زندگی با رویدادهای استرس زا روبرو می شویم، اغلب به آنها اجازه می دهیم با تحریک واکنشی نامتناسب با آنچه لازم است، ما را کنترل کنند.

به عنوان مثال، اگر الان در زیر کوهی از وظایف مدفون شده اید، ممکن است احساس ناراحتی کنید و بی پروا پاسخ دهید. اما آیا عالی نخواهد بود اگر حالت ذهنی مانند آب داشته باشید؟ یعنی پاسخ شما نسبت به رویدادها متعادل باشد.

برای رسیدن به این مرحله، شما باید به حس کنترل بر تمام کارهای خود دست یابید و اینجاست که روش به سرانجام رساندن کارها (GTD) وارد می شود.

GTD مغز شما را برای حل مشکلات آزاد می کند و تمام پروژه های شخصی و حرفه ای شما را به جلو حرکت می دهد. در خلاصه کتاب به سرانجام رساندن کارها نه تنها نحوه استفاده از روش GTD را برای سازماندهی بهتر کارتان کشف خواهید کرد، بلکه به سؤالات اساسی در مورد هدف خود در زندگی نیز خواهید رسید.

هنگامی که به حس وضوح و کنترل دست پیدا کنید، نه تنها خود را پربازده‌ تر می ‌بینید، بلکه سطح استرس شما نیز به شدت کاهش می ‌یابد، زیرا احساس آرامش می ‌کنید و بر تمام کارهایتان کنترل دارید.

خلاصه کتاب به سرانجام رساندن کارها + نکات کلیدی

شما در این خلاصه کتاب متوجه خواهید شد:

• چگونه از مغز خود سوءاستفاده می کنید.
• با ایده ها و رویاهای بلندمدت خود مانند صعود به اورست چه کار کنید.
• چرا خسته بودن بهانه ای برای مولد نبودن نیست.

مغز شما در فکر کردن عالی است اما در به خاطر سپردن چیزها وحشتناک است

این روزها، انجام کارها می تواند خسته کننده باشد. ممکن است یک صبح معمولی چیزی شبیه به این موضوع باشد:

مشغول انجام کار با لپ تاپ خود هستید اما ناگهان پیامی مبنی بر به‌ روزرسانی آنتی ویروس برای شما ظاهر می شود. سپس، درست زمانی که می خواهید این کار را انجام دهید، تلفن شما زنگ می زند و شما به یک عروسی دعوت می شوید و همانطور که شما تلفن را قطع می کنید، رئیس شما از شما درخواست می کند که روی یک پروژه جدید کار کنید.

اکثر مردم در این شرایط سعی می کنند اطلاعات مهم، قرار ملاقات ها و وظایف آتی را در ذهن خود نگه دارند.

متأسفانه، این رویکرد، ظرفیت فوق ‌العاده مغز برای فکر کردن را با ریختن اطلاعات درهم و برهم در آن محدود می‌ کند. علاوه بر این، تلاش برای به خاطر سپردن همه چیز در نهایت منجر به ناتوانی در تمرکز برای انجام کارها می شود، زیرا مغز شما همچنان سعی می کند تمام مشکلات حل نشده و کارهای انجام نشده ای را که در آن ذخیره کرده اید حل کند.

اینها حلقه های باز هستند که هنوز بسته نشده اند (اصل زیگارنیک) و مغز شما خواه ناخواه مدام آنها را یادآوری می کند و این همان حواس پرتی است. وقتی افکاری مانند “یادت باشد قبض برق این ماه را بپردازی” مدام جریان فکری شما را قطع می کند، نمی توانید به درستی تمرکز کنید.

اینجاست که GTD وارد می ‌شود. شما می توانید از طریق یک گردش کاری پنج مرحله ‌ای خاص و قدرتمند، کنترل همه چیز را به دست آورید:

1-  افکار خود را تسخیر کنید. به جای اینکه همه آن ایده‌ ها، کارها، تصمیم‌ ها و غیره را در ذهن خود نگه دارید، باید آنها را در یک پلتفرم خارجی مثل کاغذ ثبت کنید.

2- مشخص کنید که هر مورد چیست و چه کاری می توانید با آن انجام دهید.

3- نتایج را در ساختاری از فهرست ها سازماندهی کنید.

4- در مورد آنچه برای شما مهم است فکر کنید و موارد موجود در سیستم خود را مرور کنید.

5- وظایف خود را بررسی کنید. کارهایی را که می ‌خواهید در این زمان انجام دهید انتخاب کنید.

GTD به همین سادگی شما را قادر می سازد تا کنترل بیشتری بر کار خود داشته باشید، که باعث ایجاد حس آرامش، تصمیم گیری بهتر و انعطاف پذیری بیشتر در مواجهه با شرایط متغیر می شود.

برای پیاده سازی کامل سیستم GTD، به محل کار، ابزار و سیستم بایگانی مناسب نیاز دارید.

اولین قدم برای شروع کار با سیستم GTD این است که یک محل کار برای خود راه اندازی کنید که در آن تمام مواد مربوطه در دسترس باشد. با انجام این کار، کابین کنترلی را آماده می سازید که همیشه در آن احساس راحتی می کنید.

شما همچنین بهتر است فضای کاری یکسانی را در خانه و محل کار راه اندازی کنید تا بتوانید در هر دو به یک اندازه موثر باشید. اگر زمان زیادی را در رفت و آمد سپری می کنید، ممکن است دورکاری یا کار در منزل را ترجیح دهید. هرگز فضای کاری را با کسی به اشتراک نگذارید، حتی با شریک زندگی خود، زیرا نباید هر بار که به او می رسید، زمانی را صرف تنظیم فضای کاری خود کنید.

حداقل چیزی که نیاز دارید یک سطح نوشتاری و فضایی برای برنامه ریزی فیزیکی است. برخی از ابزارهای فیزیکی مورد نیاز اولیه عبارتند از:

• کاغذ،
• خودکار،
• گیره کاغذ،
• چسب،
• منگنه،
• برچسب،
• پوشه فایل،
• تقویم،
• سبد کاغذ باطله.

این ابزارها برای تنظیم سیستم بایگانی مرجع عمومی شما مهم هستند، جایی که می توانید مواردی مانند اسناد، مقالات، یادداشت ها، بلیط ها، کلیدها، کارت های عضویت و غیره را ذخیره کنید. شما باید هم نسخه فیزیکی و هم در صورت لزوم نسخه دیجیتالی سیستم بایگانی را در دسترس داشته باشید تا بتوانید اطلاعات مرجع را در آن نگهداری کنید.

برای این منظور کمدهای بایگانی خوبی بخرید و پوشه‌ های خالی زیادی در دست داشته باشید. به طور کلی بایگانی یک فایل نباید بیش از یک دقیقه طول بکشد.

یک سیستم بایگانی ساده که در آن وظایف را با حروف خاص یا بر اساس موضوع، شخص، پروژه یا شرکت ثبت می کنید، راه حلی کارآمد و آسان برای بهره وری هرچه بیشتر مسئولیت ها است.

آخرین اما نه کم‌ اهمیت، مطمئن شوید که فایل ‌های خود را حداقل یک بار در سال پاکسازی می ‌کنید تا سیستم به یک آشفتگی متورم تبدیل نشود. این پاکسازی نه تنها سیستم را بهبود می بخشد، بلکه به شما آرامش می‌ دهد.

تمام وظایف، ایده‌ ها، یادآوری ‌ها و موارد دیگر را در ابزارهای خارجی قابل اعتماد ضبط کنید.

ما ثابت کرده ‌ایم که این روزها توجه، مورد حمله قرار می ‌گیرد و دائماً توسط جریانی بی ‌پایان از درخواست ‌ها، سؤالات، وظایف، دعوت ‌نامه‌ ها و… درگیر می ‌شود.

برای مقابله با این موضوع، اولین گام مهم در گردش کار GTD، ثبت همه وظایف در ابزارهای فیزیکی است، یعنی مکان هایی در خارج از ذهن شما که می توانید اطلاعات و ایده ها را در آنجا یادداشت کنید.

این اطلاعات شامل زمان استراحت، نهایی کردن یک پروژه در محل کار، خرید یک هدیه تولد برای یک دوست، تمایل به مطالعه در مورد هنر مدرن و تعمیر ساعت شکسته شما است. وقتی آنها را یادداشت می کنید نگران اهمیت یا معقول بودن آنها نباشید، نکته مهم این است که همه آنها باید در جایی ثبت شوند که می دانید بعداً می توانید آنها را پیدا کنید.

مزیت بزرگ ابزارهای خارجی این است که شما می توانید تمام کارهایتان را یادداشت کنید، روی آنها تمرکز کرده و سپس آنها را تکمیل می کنید.

این ابزارها بسته به سلیقه شما می توانند اشکال مختلفی داشته باشند:

نوت بوک، لیست روی رایانه یا حتی جعبه های فیزیکی که می توانید اشیاء و کاغذها را در آن قرار دهید.

شما همچنین می توانید از ابزارهای ترکیبی استفاده کنید. ایده اصلی این است که آن را ساده نگه دارید. یک قانون سرانگشتی خوب این است که تا حد امکان ابزارهای جمع آوری اطلاعات کمتری داشته باشید. این ابزارها همیشه باید در نزدیکی شما باشد، زیرا باید بتوانید در هر کجا که هستید به آنها دسترسی داشته باشید.

همچنین، اطمینان حاصل کنید که از ابزارهای مجموعه خود به طور جامع استفاده می کنید. آنها باید به اندازه کافی قوی باشند تا تک تک اطلاعات را در خود نگه دارند و حتی کوچکترین کار نباید در مغز شما جابجا شود.

یک راه عالی برای شروع این است که تمام کارهای فعلی، ایده‌ ها، افکار، طرح ‌ها و مطالب خود را مرور کنید و آنها را در ابزار مجموعه خود قرار دهید. این کار ممکن است بار اول کمی طول بکشد، اما جامع بودن اطلاعات به مغز شما کمک می ‌کند تا به سیستم ذهنی خود اعتماد کنید و دیگر حواس شما پرت نمی شود.

شفاف سازی: همه ابزارهای مجموعه خارجی خود را هر هفته خالی کنید.

آیا ابزارهای مجموعه خود را تنظیم کرده اید و آنها را با تمام وظایف، ایده ها و یادآوری های خود پر کرده اید؟

اگر چنین است، تبریک می گویم! شما شروع خوبی داشته اید، اما سیستم GTD تنها در صورتی کار می کند که به صورت دوره ای ابزارهای مجموعه خود را نیز خالی کنید.

در غیر این صورت، آنها فقط به یک زباله پر از اقلام غیر سازماندهی شده تبدیل می شوند و مغز شما نسبت به آنها بی اعتماد می شود. به همین دلیل است که باید هفته ای یک بار با مشخص کردن هر مورد و سازماندهی اقلام در مکان های مناسب آنها را پاکسازی کنید. بیایید ابتدا به مرحله شفاف سازی نگاه کنیم.

مهمترین چیزی که در اینجا باید مشخص شود این است که آیا اهداف شما قابل اجرا است یا خیر. اگر قابل اجرا نباشد، تنها سه احتمال وجود دارد:

• باید آن اطلاعات را حذف کرد.
• در حال حاضر هیچ اقدامی لازم نیست، اما ممکن است لازم باشد بعداً کاری در مورد آن انجام دهید. یک مثال می تواند دعوت به یک رویداد باشد، که مطمئن نیستید بتوانید در آن شرکت کنید.
• اطلاعاتی که ممکن است بعداً به آن نیاز داشته باشید، مانند بودجه پروژه ای که قصد انجام آن را دارید.

اما اگر اطلاعات ذخیره شده قابل اجرا باشد، شما باید برای پیشبرد آن از خود بپرسید که نتیجه مطلوب نهایی چیست. سپس باید از خود بپرسید که اقدام بعدی برای این مورد یا پروژه چیست. هنگامی که چیزی را به عنوان اقدام بعدی شناسایی کردید، سه گزینه دارید:

• اگر تکمیل عمل، کمتر از دو دقیقه طول می کشد، آن را بلافاصله قبل از رفتن به مورد بعدی انجام دهید. در واقع نگهداری و سازماندهی چنین اقلام کوچکی نیاز به زمان کوتاهی دارد.
• اگر عمل بیش از دو دقیقه طول کشید، به این فکر کنید که آیا شما فرد مناسبی برای انجام آن هستید یا خیر. اگر نه، آن را به فرد مناسب واگذار کنید.
• اگر شما فرد مناسبی برای انجام عمل هستید اما بیش از دو دقیقه طول می کشد، آن را به تعویق بیندازید.

این قوانین ساده هستند و به شما کمک می کنند تا به بهره وری قابل اعتماد و بدون استرس برسید.

سازماندهی: ابزارهای مجموعه خود را خالی کنید و آنها را در جای مناسب قرار دهید.

بنابراین اکنون که مشخص کردید هر مورد چیست، وقت آن است که به مرحله سوم یعنی سازماندهی روش GTD بروید. این مرحله جایی است که سحر و جادو اتفاق می افتد.

بیایید ابتدا به انتخاب های انجام شده در مرحله شفاف سازی نگاه کنیم. همانطور که قبلاً گفته شد، فعالیت های بی ارزش آتی حذف می شوند، در حالی که موارد قابل عمل که می توانند در دو دقیقه یا کمتر انجام شوند باید بلافاصله تکمیل شوند. اما در مورد بقیه فعالیت ها چطور، آنها به کجا می رسند؟

✔️ اگر فعالیتی قابل اجرا باشد و رسیدن به نتیجه مطلوب بیش از یک مرحله طول بکشد، وارد لیست پروژه های شما می شود. اندازه پروژه ها از نوشتن رمان تا تعمیر چراغ های اتاق نشیمن می توانند بسیار متفاوت باشند.

✔️ اگر فعالیتی یک اقدام واحد باشد که شما آن را به شخص دیگری واگذار می کنید، باید در فهرست انتظار قرار گیرد، مثلاً قبل از خرید کاشی برای حمام خود نیاز به راهنمایی یک پیمانکار دارید.

✔️ اگر فعالیتی یک اقدام واحد است که شما آن را به تعویق می اندازید، شما دو انتخاب جدید دارید: یا به تقویم شما می رود یا در لیست اقدام بعدی قرار می گیرد.

✔️ تقویم شما برای اقدامات یا اطلاعات مربوط به زمان یا تاریخ مشخص است، مانند «قرار ملاقات با دندانپزشک در ساعت ۹ صبح».

✔️ لیست های اقدام بعدی جایی است که تمام کارهای شما در آنجا به پایان می رسد. از آنجایی که داشتن یک لیست طولانی با صدها مورد عملی نیست، می توانید این لیست ها را بر اساس نوع فعالیت تقسیم بندی کنید.

✔️ اگر فعالیتی قابل اجرا نیست، اما ممکن است بعداً لازم باشد کاری در مورد آن انجام دهید، به لیست روز بعدی می رود. این فعالیت می تواند شامل یادگیری زبان ژاپنی باشد.

✔️ در صورتی که ممکن است فعالیتی بعداً به اطلاعات مرجع مفید تبدیل شود، به عنوان ماده مرجع به بخش ذخیره سازی می رود.

این لیست ها ستون فقرات سیستم GTD را تشکیل می دهند، بنابراین قبل از بررسی مرحله چهارم اجازه دهید آنها را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.

از لیست پروژه ها برای پیگیری پروژه های فعلی خود استفاده کنید

مدیریت پروژه خوب جزء کلیدی هر سیستم بهره وری است. در GTD، پروژه به عنوان یک نتیجه مطلوب تعریف می شود که نیاز به انجام بیش از یک مرحله اقدام دارد. از این رو، نوشتن ایمیل یک پروژه نیست، اما سازماندهی یک جلسه بزرگ یا برنامه ریزی برای تعطیلات بعنوان یک پروژه شناخته می شود.

ما در بخش دوم این کتاب به بررسی پروژه‌های خود خواهیم پرداخت، اما در حال حاضر فقط باید بدانید که پروژه‌ها در یک فهرست فیزیکی ذخیره می ‌شوند که باید مرتباً بررسی و به‌ روزرسانی گردند.

این لیست جایی است که شما تمام پروژه هایی را که باید در آینده نزدیک تکمیل کنید در آن یادداشت می نمایید. وقتی این لیست را هر هفته مرور می کنید، همیشه باید مطمئن شوید که هر پروژه یک اقدام بعدی واضح و مشخص دارد، زیرا پروژه را به سمت تکمیل شدن حرکت می دهند.

همیشه اصرار بر تعریف یک اقدام فیزیکی و قابل مشاهده بعدی می تواند یک عادت عمیقا قدرتمند باشد که پروژه های شما را با سرعت شگفت انگیزی به جلو می برد. زیرا اگر اقدام مبهمی را در لیست خود مشاهده کردید، بخشی از مغز شما احساس می ‌کند که وضوح وجود ندارد و منصرف می‌ شود.

اما اگر بپرسید “عمل بعدی چیست؟” در عرض چند ثانیه جواب سوال خود را دریافت می کنید. هنگامی که اقدامی را شناسایی کردید، باید آن را در فهرست تقویم یا اقدام بعدی ذخیره کنید.

هیچ تعاملی نباید بدون پاسخ روشن به این سوال (چه کسی و چه زمانی آن را انجام خواهد داد) پایان یابد. اگر این روش را امتحان کنید، ممکن است از جهش بهره وری آن شگفت زده شوید.

برنامه ریزی طبیعی، اهداف و مراحل بعدی پروژه های شما را روشن می کند.

اجازه دهید به طور خلاصه در مورد مهارت های مهم برنامه ریزی صحبت کنیم. وقتی برای یک چیز ساده مانند رفتن به رستوران برای شام برنامه ریزی می کنید، به ندرت با شکست مواجه می شوید. اما برنامه ریزی برای انجام معاملات پیچیده با مشتریان، میزبانی عروسی های بزرگ یا سازماندهی فعالیت های تجاری مهم به ندرت بدون استرس انجام می شود. حالا چگونه برنامه ریزی ‌برای یک پروژه کاری بزرگ به اندازه برنامه ‌ریزی برای رفتن به یک رستوان موفقیت آمیز شود؟

این اصل شامل پنج مرحله است:

1- هدف و اصول

بیاید با شناسایی دلیل انجام یک پروژه شروع کنید. هدف ما از شناسایی چیست؟ به عنوان مثال، چرا باید یک طرح تجاری را راه اندازی کنید؟ اگر دلیل آن تامین بودجه است، پس می دانید که چگونه آن را با در نظر گرفتن سرمایه گذاران ایجاد کنید. در گام بعدی، سعی کنید بخش دیگری از پروژه خود را مشخص کنید.

به عنوان مثال، شاید شما نخواهید که اعضای تیم تان در زمان انجام کار احساس خستگی بیش از حد داشته باشند، یا اینکه نتیجه فعالیت ها باید از نظر اخلاقی و همچنین مالی مناسب باشد. به رسمیت شناختن این مرزها در مراحل اولیه، کار را آسان تر می کند.

2- نتیجه چشم انداز

با پرسیدن سوال از خودتان نتیجه ای را که می خواهید به دست آورید، تصور کنید. یک مثال از یک نتیجه کاملاً تعریف شده می تواند افزایش فروش شرکت شما به میزان 5 درصد باشد. تعریف هدف به این شکل، به شما کمک می کند تا روی آن تمرکز کنید و تمرکز به شما کمک می کند تا به آن هدف برسید.

3- طوفان فکری

به ایده های طوفان فکری برای چگونگی رسیدن به اهداف توجه کنید. هنگامی که هدف خود را درک کردید، ایده ها به طور خودکار در ذهن شما ظاهر می شوند. ایده ها را قضاوت نکنید، فقط اجازه دهید آزادانه در ذهن شما جریان داشته باشند، اما مطمئن شوید که همه آنها را ضبط می کنید. در روش طوفان فکری واقعی، به دنبال کمیت باشید، نه کیفیت. این روش، شانس اینکه برخی از ایده های ذهنی شما خوب باشند را به حداکثر می رساند.

4- سازماندهی

ایده های خود را سازماندهی کنید. مهمترین آنها را شناسایی کرده و آنها را مرتب کنید. برای مثال، می ‌توانید تمام ایده ‌های مرتبط با تحقیقات بازار، یا همه آنهایی را که قبل از بررسی سایر ایده‌ ها باید روشن شوند را در کنار هم قرار دهید.

5- شناسایی اقدامات بعدی

عمل فیزیکی و قابل مشاهده بعدی که پروژه را به سمت جلو هدایت می کند، تعریف کنید. اگر پروژه شما دارای اجزای زیادی است، برای هر یک از اجزا بپرسید که آیا شما یا شخص دیگری می ‌تواند در حال حاضر کاری در مورد آن انجام دهد و اقدامات بعدی را بر اساس آن ایجاد کند؟

به عنوان مثال، اگر قرار است پروژه شما 5 درصد درآمد شما را افزایش دهد، اقدام بعدی می تواند این باشد که «برای تفکیک درآمد فعلی، به یک سرمایه گذار پیشنهاد همکاری بدهید». این کار باعث می ‌شود که پروژه شما از طراحی خارج شود و به سمت اجرای برنامه حرکت کند.

قدرت این فرآیند پنج مرحله ‌ای ساده اغلب افراد را در اولین قدم شگفت ‌زده می‌ کند. شما نیز در مورد پروژه ای که می خواهید انجام دهید فکر کنید، یک قلم و کاغذ بردارید و با فکر کردن به اینکه چرا این پروژه را انجام می دهید شروع کنید.

زمانی متوجه خواهید شد که طرح پروژه شما آماده است که نسبت به آن اطمینان داشته باشید و دیگر در افکار شما نفوذ نکند. اگر هنوز در مورد نتیجه یا اقدامات بعدی شک دارید، احتمالاً هنوز در مورد آنها فقط دارید فکر می کنید.

به جای لیست کارهای روزانه، یک تقویم و لیست اقدام بعدی را ایجاد کنید.

بسیاری از افراد برای مدیریت بهره وری خود به لیست کارهای روزانه تکیه می کنند، اما این رویکرد جای تامل دارد. چنین لیست‌ هایی معمولاً شکست می ‌خورند، زیرا نمی ‌توانید از قبل بدانید که در یک روز معین چه چیزی را می ‌توانید تکمیل کنید. از این رو، آنها منجر به برنامه ریزی غیر واقعی، ناامیدی و اتلاف وقت در کاری می شوند که قبل از شروع محکوم به شکست بودند. روش بسیار مؤثرتر تهیه یک یا چند تقویم و یا لیست برای فعالیت های آینده است.

بیایید با بررسی تقویم شروع کنیم. تقویم شما باید شامل انواع موارد زیر باشد:

• اقدامات مربوط به زمان، مانند قرار ملاقات با پزشک.
• اقدامات مربوط به روز، مانند برقراری تماس با دوستتان.
• اطلاعات مربوط به روز، مانند فایل هایی که باید برای قرار ملاقات با پزشک همراه داشته باشید.

هیچ چیز دیگری نمی ‌تواند در تقویم جایگذاری شود، زیرا آنها فقط به کاهش اهمیت مواردی که واقعاً مربوط به زمان یا روز خاصی است را کاهش می ‌دهند.

تمام وظایف یا اقدامات مشخص دیگر باید در لیست اقدام بعدی که در مرکز مدیریت وظایف شما است جایگذاری شود. در لیست اقدامات بعدی، باید تمام مواردی را که بیش از دو دقیقه طول می کشند، نوشته شوند. شما می توانید فعالیت هایتان را در لیست طبقه بندی کنید.

اگر وظایف خود را بر این اساس مرتب کنید، می‌دانید چه کارهایی را می‌ توانید انجام دهید. وقتی به مرحله انجام فعالیت می رسید، این لیست به شما کمک می کند هر زمان که برای شروع کاری وقت دارید، به سرعت تصمیم بگیرید که کدام کار را باید انجام دهید.

وقتی با افراد دیگر کار می کنید، لیست های انتظار می تواند بسیار مفید باشد.

همانطور که قبلاً گفته شد، تمام پروژه های فعلی باید در لیست پروژه ها فهرست شوند. هنگام استفاده از لیست اقدام بعدی، می توانید اطمینان حاصل کنید که به طور مداوم بر روی کارهایی تمرکز دارید که پروژه های شما را یکی یکی به نتیجه نزدیک می کند.

شما اغلب اوقات، باید به افراد دیگر تکیه کنید. برای مثال، ممکن است لازم باشد شما برای سخنرانی خود منتظر نظر همکارتان باشید. اما این بدان معنا نیست که شما تمام کنترل پیشرفت پروژه های مرتبط را از دست بدهید.

به عنوان مثال، گاهی اوقات منتظر می ‌مانید تا همکارتان داده‌ هایی را برای پیشبرد سخنرانی شما ارسال کند و این موضوع ارزش صبر کردن را دارد.

اگر هر هفته این لیست را مرور و به روز کنید، متوجه خواهید شد که شاید گاهی یک فرد به قول خود برای انجام وظیفه ای خاص در مدت زمان معین عمل نکرده است. در این مورد، شما یک وظیفه ملموس جدید دارید:

باید به آن شخص یادآوری کنید. این یادآوری می ‌تواند به شکل یک ایمیل، یک تماس تلفنی کوتاه و یا برقراری ارتباط بصورت مستقیم باشد. اگر فکر می کنید انجام این کار کمتر از دو دقیقه طول می کشد، بلافاصله آن را انجام دهید. اگر نه، آن را در لیست اقدام بعدی قرار دهید.

همه ایده‌ هایی که مرتبط با آینده هستند باید در یک فهرست قرار داده شوند.

یکی دیگر از اجزای مهم روش GTD تهیه لیست مربوط به روز بعد است. هر چیزی که واجد شرایط قرار گرفتن در لیست اقدامات یا پروژه های بعدی نیست و همچنین نباید در ذهن شما غوغا کند، در این لیست وجود دارد. این لیست شامل همه چیزهایی است که هنوز نتوانسته اید آنها را به ایده ها یا وظایف ملموس تبدیل کنید.

به طور معمول، این لیست می تواند شامل خرید یا ساختن یک خانه، سفرهایی که می‌ خواهید بروید (صعود به قله اورست)، مهارت‌ هایی که می ‌خواهید یاد بگیرید ( آموزش گیتار و یا زبان ژاپنی) و مواردی از این دست است.

این لیست به شما کمک می‌ کند که ایده‌ های مربوط به آینده که شاید برایتان مهم باشد را پیگیری کنید و ممکن است اغلب از انجام آنها متعجب شوید.

مانند همه لیست‌ های GTD، اگر می‌ خواهید از آن بطور موثر استفاده کنید، باید مرتباً آن را بررسی و به ‌روزرسانی نمایید.

راه دیگری برای یادآوری فعالیت های آینده که ممکن است بخواهید با آنها درگیر شوید، تهیه یک فایل تیکلر (tickler file)، یادداشت یا یادآور برنامه هاى آینده است، که به شما اجازه می ‌دهد اطلاعاتی را که به آن نیاز دارید در این فایل «پست» کنید.

فایل تیک لر یک سیستم فیزیکی بسیار دقیق و منطقی است که از 43 فایل تشکیل می شود. 31 فایل برای 31 روز آینده و 12 فایل برای 12 ماه آینده است.

شما در هر پوشه می ‌توانید موارد مرتبط با آن روز یا ماه را قرار دهید، مانند جمع آوری وسایل مورد نیاز برای سفری که قصد دارید بروید. این لیست ها مشابه لیست های اقدام بعدی، به شما کمک می کنند اطلاعات مناسب را در زمان مناسب پیدا کنید. از این گذشته، تهیه این لیست ها معمولاً بسیار قابل اعتمادتر از حافظه شما هستند.

بررسی مداوم ذهن برای انجام فعالیت ها ضروری است.

ما اکنون به طور گسترده نحوه سازماندهی وظایف، پروژه‌ ها، یادآوری‌ ها و ایده ‌های خود را پوشش داده‌ ایم و حالا زمان آن رسیده است که به مرحله چهارم فرآیند GTD یعنی بازتاب برویم.

هدف روش GTD این است که احساس آرامش کنید و تمام پروژه های فعلی خود را کنترل کنید، آنها را پیگیری کنید و مطمئن شوید که آنها در حال پیشرفت هستند.

برای اینکه این اتفاق بیفتد، ضروری است که سیستم بهره وری شما همیشه به روز و کامل باشد. در صورتی که به سیستم خود اعتماد داشته باشید، ذهن شما راحت خواهد بود و می تواند به طور کامل روی فعالیت های در حال انجام تمرکز کند و این به معنای بازبینی مداوم و مکرر فعالیت ها است.

هر روز، تقویم و سپس، فهرست‌ اقدامات بعدی خود را بررسی کنید تا متوجه شوید چه کارهایی را می‌ توانید در آن روز انجام دهید. اگر تمام روز را در محل کار خود می گذرانید، می توانید بررسی کنید که چه کارهایی را در شرکت می توانید انجام دهید.

اما نکته اصلی سیستم GTD بررسی جامع هفتگی است. برای شروع، هر گونه ضعف در هفته قبل را بررسی کنید و هر فکر/ایده ‌ای را که ممکن است هنوز در سرتان بچرخد را به تصویر بکشید.

همچنین، به سراغ لیست اقدام بعدی خود بروید و موارد تکمیل شده را علامت بزنید. سپس به بررسی تقویم خود بپردازید. ممکن است متوجه شوید که باید چیزی را برای قرار ملاقات های آینده آماده کنید و قرارهای هفته قبل ممکن است ایده هایی را به ذهن شما بیاورد که می خواهید آنها را به تصویر بکشید.

اکنون به همه لیست های دیگر خود نگاه کنید. آیا موردی در فهرست انتظار وجود دارد که باید دوباره آن را پیگیری کنید؟ لیست پروژه های شما چگونه به نظر می رسد؟ وضعیت، طرح ها و مواد هر پروژه را بررسی کنید و مطمئن شوید که همه آنها حداقل یک اقدام بعدی در سیستم شما دارند.

در نهایت، به لیست روز بعد خود نگاه کنید. آیا مواردی برای شما آنقدر جالب یا مرتبط شده اند که بخواهید اکنون آنها را دنبال کنید؟ اگر چنین است، آنها را به پروژه تبدیل کنید. اما مواردی را که دیگر با علایق شما مطابقت ندارند را حذف کنید.

شما باید چند ساعت را به بررسی برنامه های هفتگی خود اختصاص دهید، اما تعیین زمان دقیق بستگی به احساس امنیت و اعتماد ذهنی شما دارد.

انتخاب کنید که در هر لحظه بر اساس وضعیت فعلی و اولویت های خود چه کاری انجام دهید.

مرحله نهایی فرآیند GTD جایی است که کارها واقعاً انجام می شوند. بنابراین چگونه انتخاب می کنید که در هر لحظه چه کاری انجام دهید؟ چهار معیار وجود دارد که باید در نظر بگیرید:

• در شرایط فعلی چه کاری می توانید انجام دهید؟ اینجاست که دسته‌ بندی لیست اقدامات بعدی بسیار مفید است، زیرا می ‌توانید به راحتی انجام کارهای مهم را پیدا کنید.
• برای چه کاری وقت دارید؟ اگر فقط ده دقیقه قبل از انجام کار بعدی فرصت دارید، احتمالاً شروع یک فعالیت چند ساعته منطقی نیست.
• برای چه چیزی انرژی دارید؟ اگر تمام بعدازظهر را صرف بررسی یک فعالیت طاقت ‌فرسا کرده ‌اید، احتمالاً احساس می ‌کنید که بسیار خسته شده ‌اید. اما این بهانه ‌ای نیست که سازنده نباشید، زیرا هنوز هم می ‌توانید کاری انجام دهید که از نظر شناختی زیاد آزاردهنده نیست.
• کدام کار بیشترین اولویت را دارد؟ برای پاسخ به این سوال، باید ارزش ها و اهداف خود را درک کنید.

برای اینکه در هر کجا که هستید کارآمد بمانید، لیست برنامه ها را همیشه همراه خود داشته باشید. اینکار به شما این امکان را می دهد که از زمان انتظار غیرمنتظره در هر کجا که هستید، چه پشت میز، چه در حال رفت و آمد و چه در فرودگاه به دلیل تاخیر در پرواز، استفاده کنید.

خلاصه نهایی

پنج مرحله مهم در فرآیند GTD عبارتند از:

1- افکار خود را بررسی کنید. این کار ذهن شما را برای انجام فعالیت های مفید آزاد می کند.

2- مشخص کنید که هر ایده چیست و چه کاری می توانید با آن انجام دهید.

3- نتایج را در ساختاری از لیست ها سازماندهی کنید.

4- در مورد آنچه برای شما مهم است فکر کنید و موارد موجود در ذهن خود را مرور کنید.

5- وظایف خود را بررسی کنید. با توجه به زمینه، زمان و انرژی موجود و همچنین اولویت ‌هایتان، اقدامی را که می ‌توانید انجام دهید، انتخاب کنید.

نظر شما چیست؟

مهمترین نکته ای که از این خلاصه کتاب به سرانجام رساندن کارها اثر دیوید آلن برداشت کردید را در قسمت دیدگاه های پایین صفحه برای من و دوستان تان بنویسید.

راستی، خلاصه چه کتاب دیگری را دوست دارید برای شما قرار دهم؟