مدیریت زمان به روش استفان کاوی

طبق این روش هر کار و حرکتی به وسیله ی دو معیار فوریت و اهمیت سنجیده می شود. برای مثال پاسخ به زنگ تلفن در هر شرایطی امری الزامی است. اغلب مردم نمی توانند نسبت به شنیدن صدای زنگ تلفن بی تفاوت باشند.

در زیر ماتریس مدیریت زمان را می بینیم که اوقات در این محدود به چهار شیوه ی گوناگون سپری می شود.

خانه ی «مهم و فوری» به نتایج مهمی که به توجه فوری نیازمند است مربوط می شود. کارهای این بخش به طور معمول «بحرانها» یا «مسائل» نامیده می شود.
همه ی ما در زندگی با مسائل و بحران هایی رو به رو هستیم. در عین حال بسیارند کسانی که با تمرکز به این بخش زندگی شان را نابود می سازند. از جمله افراد و مدیرانی که به شدت تحت تأثیر بحران ها و مسائل قرار می گیرند و یا تولیدکنندگانی که همیشه از برنامه عقب هستند. تنها راه گریز آنها پناه بردن به کارهای «غیرمهم و غیر فوری» است.
از این رو با نگاهی دقیق تر متوجه می شویم که این افراد تقریباً نود درصد وقت خود را به کارهای «مهم و فوری» و بیشتر از ده درصد بقیه را به کارهای «غیرمهم و غیرفوری» اختصاص می دهند و به دو خانه ی دیگر توجه ناچیزی دارند. این شیوه ی زندگی افرادی است که با بحران زندگی می کنند.

افرادی که تقریباً تمام وقت خود را به کارهای «غیرمهم و فوری» و «غیرمهم و غیرفوری» اختصاص می دهند، اساساً زندگی بی مسئولیتی را سپری می کنند.

مردمان مؤثر هرگز به محدوده ی این دو خانه وارد نمی شوند چرا که این کارها هیچوقت مهم نیستند. این افراد حتی کارهای خانه ی «مهم و فوری» را نیز کوچک و حقیر می شمرند و بیشتر وقت خود را در خانه ی «مهم و غیرفوری» می گذرانند.

این خانه کانون مدیریت مؤثر فردی است و به کارهای غیرفوری و در عین حال پراهمیت و مهم مربوط می شود. کارهایی از قبیل ایجاد روابط مؤثر، برنامه ریزی بلندمدت، ورزش، نوشتن رسالت فردی، تدارکاتی برای پیشگیری رویدادهای غیرمترقبه و تمام کارهایی که می دانیم مهم هستند ولی تنها به خاطر اینکه فاقد فوریت است، در انجامش طفره می رویم.

حال به پرسش زیر جواب دهید:

در زندگی شخصی و حرفه ای خود به کاری اشاره کنید که اجرای مداوم آن تأثیر چشمگیری در زندگی تان پدید آورد. این قبیل کارها در خانه ی «مهم و غیرفوری» قرار دارند که به محض اجرای آن در وضعیت شما تأثیر مثبت (هرچند اندک) پدید می آورد.