یک روش 9 مرحله ای برای حل مؤثر مشکلات
در هر زمینه ای آنها همیشه اول به دنبال حل مشکلات هستند. آنان به جای اینکه خود را با افکار او چه کرد، چه نکرد، درگیر کنند، بیشتر اوقات به حل مشکلات فکر می کنند. موفق ترین انسان ها در هر زمینه، بر حل مشکلات تمرکز دارند و برای حل مشکلات خود از روش زیر استفاده می کنند.
۱- برای تعریف مشکل زمان بگذارید
در پزشکی می گویند: «تشخیص درست، نیمی از درمان است.» بنابراین، باید بپرسید که مشکل دقیقاً چیست. حیرت آور است که عده ای وقتی به خاطر مشکلی در سازمان آشفته می شوند، همهٔ سازمان تعاریف و ایده های مختلف در مورد ماهیت دقیق مشکل به وجود آمده، دارند. کار شما این است که شفاف سازی کنید و قبل از آن که به سمت حل مشکل حرکت کنید، همه را به اتفاق نظر در مورد تعریف مشکل برسانید.
2- آیا واقعا این یک مشکل است؟
به یاد داشته باشید که شما برای بعضی مشکلات هیچ کاری نمی توانید انجام دهید. آنها مشکلات نیستند بلکه حقایق زندگی هستند. اگر هوا بسیار گرم یا سرد شود، اگر تورم بالا رود، این یک مشکل نیست، بلکه حقیقت است.
اغلب چیزی که به نظر مشکل یا عقب نشینی می آید، در حقیقت فرصتی در قالب مشکل است. گاهی اوقات، مشکل اصلاً نیازی به حل شدن ندارد. بلکه فرصتی است که کاری کاملاً متفاوت انجام دهید که حتی ممکن است برای شما و سازمان بهتر هم باشد.
3- بپرسید: «چه تعریف دیگری برای این مشکل وجود دارد؟»
نسبت به مشکلی که ممکن است برای آن فقط یک تعریف وجود داشته باشد، هوشیار باشید. هرچه راه های بیشتری برای تعریف یک مشکل وجود داشته باشد، احتمال پیدا شدن بهترین راه حل بیشتر است.
برای مثال می پرسیم: «مشکل این شرکت چیست؟» و اولین جواب این است: «فروش ما خیلی پایین است». سوال بعد که می پرسیم: «چه تعریف دیگری از این مشکل دارید؟» جواب: «رقیبان ما فروش خیلی بالایی دارند.»
تفاوت را دریابید. اگر مشکل این است که فروش شما خیلی پایین است، شاید راه حل این باشد که تبلیغات و همچنین فعالیت های مربوط به فروش را افزایش دهید. اگر تعریف این است که رقیبان شما فروش خیلی بالایی دارند، جواب شاید این باشد که کیفیت محصولات را بالا ببرید، خط تولید را تغییر دهید، قیمت ها را پایین آورید یا شرکت وارد یک حرفه کاملاً متفاوت شود.
4- بپرسید: «چگونه این مشکل به وجود آمد؟»
علت مشکل را جستجو کنید تا مطمئن شوید این مشکل دوباره اتفاق نخواهد افتاد.
5- بپرسید: «چه راه حل های ممکنی وجود دارد؟»
هر چه راه حل های ممکن بیشتری بیابید، محتمل تر است که با یکی از آنها که از همه درست تر است بر مشکل چیره شوید. به نظر می آید کیفیت راه حل در نسبت مستقیم با کمیت راه حل های در نظر گرفته شده باشد. در مورد مشکلی که فقط یک راه حل دارد، هوشیار باشید.
6- بپرسید: الان در حال حاضر بهترین راه حل چیست؟»
گاهی اوقات هر راه حل، بهتر از هیچ راه حلی است. یک راه حل معمولی که به جد اجرا شود، معمولاً برتر از راه حلی عالی است که نمی تواند به کار برده شود چراکه پیچیده است یا کسی توانایی اجرای آن را ندارد.
قانون این است که باید فوراً به ۸۰ درصد از مشکلات رسیدگی کرد.
7- تصمیم بگیرید
یک راه حل انتخاب کنید، هر راه حلی! و سپس تصمیم بگیرید که چه روشی به کار بگیرید. همیشه بپرسید: «کار بعدی ما چیست؟»، «حالا باید چه کاری انجام دهیم؟»
8- تعیین مسئولیت کنید
دقیقاً چه کسی می خواهد راه حل را اجرا کند؟ کاملاً طبیعی است برای یک گروه که برای حل مشکل جلسه بگذارند. و در مورد یک موضوع به توافق برسند اما بعد از دو هفته که دوباره گروه جلسه می گذارند، متوجه می شوند که راه حل اجرا نشده و بنابراین تغییری ایجاد نشده؛ دلیل این است که هیچکس را مسئول به اجرا در آوردن تصمیم قرار نداده اند.
۹- برای تصمیم خود یک میزان تعیین کنید
با این تصمیم می خواهید به چه موفقیتی برسید و چگونه نتایج را اندازه خواهید گرفت؟
چگونه خواهید فهمید که آن تصمیم جواب داده است؟ هر چه درست تر بتوانید نتیجهٔ مطلوب خود را که به وسیلهٔ راه حل می خواهید به آن برسید تعیین کنید، رسیدن به آن نتیجه محتمل تر است.
